Бланки документов предприятия. Их реквизиты и требования к их оформлению (стр. 5 из 9)

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения документов...»; «О передаче дел бывшим директором...»; «Об инвентаризации материальных ценностей...».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются основания для составления акта и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя учреждения или подразделения, на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «Основание».

После слова «Составлен» указываются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то после слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Первой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении, без указания должности. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту Небольшие по объему замечания можно привести ниже подписей лиц, составивших акт.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется исполнителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

Образец акта выглядит следующим образом:

ТОО «Промсервис» УТВЕРЖДАЮ Директор завода (подпись) П.А.Дьяченко 26.09.98

АКТ26.09.98 №4

г. Переславль-ЗалесскийО передаче дел инспектором по кадрамОснование: приказ директора завода от 16.09.98 № 40Составлен комиссией в составе:Председатель - заместитель директора завода С.К.ДмитриевЧлены комиссии: бывший инспектор по кадрам В.А.Иванов, вновь назначенный инспектор по кадрам Д.В.Петров Присутствовали: начальник отдела организации труда В.НТарачев делопроизводитель В.П.Назаров В.А.Иванов едал, а Д.В.Петров принял дела по должности инспектора по кадрам. При сдаче-приеме дел установлено:1. Все личные дела и картотека работников завода - общая и военнообязанных - находятся в порядке.2. Дела по 1992 г. включительно переданы в архив завода.Приняты: 116 личных дел работающих сотрудников завода (список прилагается); 2 картотеки; опись дел отдела кадров за 1968... 1992 г., переданных в архив завода; Треугольная печать с оттиском «ПАРЗ. Отдел кадров».Приложение: Список личных дел работающих сотрудников завода на 14 листах в 2 экз. Составлен в 2 экземплярах:1-й экз. - инспектору по кадрам завода;2-й экз. - в дело.Председатель комиссии (подпись) С.К.ДмитриевЧлены комиссии: (подпись) В.А.Иванов (подпись) Д.В.Петров

2. Докладная записка информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д.

Докладная записка готовится как по инициативе ее автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Она может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, например: «О необходимости финансирования издания учебного пособия...».

Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен, например: «О ходе подготовки к научно-технической конференции...».

Отчетная докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов и т.д., например: «О ходе выполнения предложений комиссии, изложенных в акте от 10.02.98 № 2 «О финансово-хозяйственной деятельности Ноябрьского филиала ТюмГНГУ».

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки - адресуемые руководителю учреждения или подразделения, и внешние - адресуемые руководителю вышестоящего органа Докладные записки, направляемые руководителю учреждения или за его пределы, должны регистрироваться. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель учреждения, внутреннюю - ее составитель.

Дата или период времени, к которому относятся сообщаемые в записке сведения, могут включаться в текст заголовка или быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.98.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

3. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе работника.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы учреждения, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием следующих реквизитов: адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, текста, даты, подписи.

Если записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Образец заявления выглядит следующим образом:

Ректору Тюменского нефтегазового университета, профессору Карнаухову Н.Н.от доцента кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство» Назарова Владимира Павловича

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу освободить меня от должности заместителя проректора в связи с необходимостью завершения работы над докторской диссертацией. (подпись) 13.11.98

5. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, целесообразно составить несколько писем. ото упрощает операции по технической обработке писем и ускоряет их исполнение. При работе с письмами, содержащими несколько вопросов, возникают затруднения при определении дела, в котором Документ должен храниться, не ясно, кому направить его в первую очередь затрудняется контроль исполнения и т.д.

Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой указывают факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Если письмо состоит из одной фразы, она должна строиться примерно следующим образом: «В связи с продлением отопительного сезона, вызванного исключительными погодными условиями текущего года, просим завершить отгрузку топлива к 15 марта».

Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов: кода по ОКПО, наименования структурного подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя.

Письма могут быть классифицированы следующим образом (см. рис. 2).

Рис. 2. Классификация писем

Письмо-извещение используется для сообщения или утверждения какого-либо факта и обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание обычно содержит напоминание об истечении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Состоит оно из одной фразы, «Напоминаем, что срок сдачи рукописи в издательство

Письмо-подтверждение используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов или ценностей подтверждения фактов и т.д., например: «Подтверждая получение рекламации, сообщаем, что для оказания помощи в наладке оборудования направляется группа специалистов».

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма составляются в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводительные письма следует начинать словами «направляем», «посылаем», «возвращаем», «представляем» и т.п.

В сопроводительном письме должны быть указаны (перечислены) заголовки, индексы и даты направляемых документов, например:

Направляем отчет по НИР 10/12-98, протокол испытаний установки и заключение экспертной комиссии. Последнее просим возвратить к 15.01.99.Приложение: Отчет на 120 листах в 1 экз.; протокол на 11 листах в 1 экз.; заключение на 3 листах в 2 экз.

При составлении писем целесообразно:

- учитывать взаимоотношения с учреждением, в которое направляется письмо (подведомственное, вышестоящее и др.);

- начинать изложение с существа вопроса;

- не начинать текст с наименования своего учреждения, так как оно указано на бланке, а также со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма.

6. Приказ издается руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Приказы обычно издают по вопросам создания, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности учреждения или структурного подразделения; утверждения или изменения положений, инструкций, правил, планов; назначения перемещения или увольнения работников и т.д.