Готовит проект приказа руководитель подразделения или должностное лицо, к работе которого приказ имеет отношение в наибольшей степени или работа которого связана с его исполнением. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности учреждения) и по личному составу.
Приказы по общим вопросам издаются во исполнение директивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководителя, издающего приказ, либо подчиненных структурных подразделений. В последнем случае обоснование необходимости издания приказа содержится в докладной записке.
В приказах, основанием к изданию которых являются распорядительные документы вышестоящей организации, директивные указания этой организации доводятся до сведения подведомственных учреждений или структурных подразделений, определяются их исполнители, методы и сроки исполнения.
Приказами по личному составу оформляются назначения, перемещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. Приказ издается на основании докладных записок, заявлений и т.д.
Раздельное формирование и индексация (нумерация) приказов по общим вопросам и по личному составу облегчает справочную работу, так как первые хранятся в делах учреждений постоянно, а вторые - 40 лет. Индексация начинается с начала каждого календарного года.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания приказа; во второй перечисляются предписываемые действия. Если приказ издается на основании письменных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, директивного письма и др.), то в констатирующей части приказа указывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.
Если в констатирующей части приказа необходимо подчеркнуть роль конкретного лица, используют активную форму: «Механик цеха №3 Иванов А.Б. не обеспечил своевременный ремонт...»; «Благодаря умелым и решительным действиям дежурного электрика Попова В.Р. был предотвращен выход из строя...».
Если же факт, о котором идет речь в приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему придается обобщающее значение, используют пассивную форму: «Ослаблен контроль за расходованием средств...»; «Выявлены нарушения в выполнении правил...».
Констатирующую часть приказа можно опустить, если его распорядительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с отдельной строки прописными буквами и отделяется от последующего текста тремя межстрочными интервалами. Текст при необходимости делится на пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. Действия однородного характера следует объединять в одном пункте, например: «Начальнику цеха №4 Иванову А.П., начальнику отдела сбыта Петрову В.А. и заведующему лабораторией надежности Сидорову В.И. обеспечить отгрузку восстановленных деталей автокомбинату №8 до 16.11.98».
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются предписываемые действия и сроки их исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, отгрузить, зачислить и т.д.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, указываемое в дательном падеже.
Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок исполнения либо устанавливать конкретные сроки исполнения для каждого действия. В последнем случае распорядительную часть приказа допускается излагать в табличной форме с указанием в именительном падеже наименования учреждения, структурного подразделения или должности и фамилии исполнителя. Примером является табл.1.
Таблица 1
| № п/п | Исполнитель | Действия, мероприятия | Срок исполнения |
| 1 2 | Отдел главного механика Отдел главного энергетика | Завершить ремонт установки БК-6 Подвести силовой кабель к цеху №2 | 14.11.98 04.12.98 |
В одном из последних пунктов распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением пп. 1 - 5 и 8 настоящего приказа возложить на проректора по учебной работе; пп. 6 и 7 - на проректора по научной работе».
При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются.
В приказах по личному составу пункты располагают обычно в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение от работы, предоставление отпусков и др. Рекомендуется начинать каждый пункт приказа с указания фамилии и инициалов, а при необходимости - имени и отчества лица на которое он распространяется. Затем указывают его должность (степень, звание, разряд и т.п.), наименование структурного подразделения, в котором это лицо работает, действие, объявляемое приказом, например:
| НАЗАРОВА Владимира Павловича, кандидата технических наук, доцента кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство», назначить на должность заведующего кафедрой «Строительство и капитальный ремонт скважин» с 26.12.98 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: протокол заседания Ученого совета ТюмГНГУ №4 от 22.12.98. |
При наличии нескольких лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать с указания этого действия.
Фамилии лиц в пределах одного параграфа (пункта) приказа следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатать прописными буквами.
Проект приказа при необходимости согласовывают путем визирования с заинтересованными учреждениями, подразделениями, и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа во всех случаях визируют составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект приказа или готовит его.
Проект приказа согласовывают с юрисконсультом по следующим вопросам: целесообразность издания приказа по данному вопросу; соответствие проекта приказа постановлениям правительства, приказам вышестоящих организаций, действующему законодательству, нормам, положениям, инструкциям и т.д.; соответствие формулировок специальным требованиям, принятым в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения и т.д.).
Если сроки вступления в силу отдельных пунктов приказа, назначения и перемещения работников специально не оговорены, приказ вступает в силу с момента его подписания.
Приказ печатается на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления или издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
С приказом должны быть ознакомлены все поименованные внем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке. В ряде случаев приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.
По мере совершенствования управленческой деятельности, более четкого ее документирования путем разработки положений о подразделениях, должностных инструкций и т.д. необходимость в оформлении некоторых управленческих решений с помощью издания приказа отпадает. На многих предприятиях не издаются приказы о предоставлении отпусков, командировках и по некоторым другим вопросам.
7. Распоряжения могут издаваться руководителем структурного подразделения в пределах его компетенции.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину издания распоряжения, во второй, начинающейся словом «ПРЕДЛАГАЮ», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки типа «в связи», «в целях» и т.п., например: «В связи с заграничной командировкой заведующего лабораторией №2 Горбачева М.С. возложить исполнение его обязанностей на главного специалиста Назарова В.П. с 26.07.98».
Формуляр распоряжения включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, коды, название вида документа (распоряжение), место издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
8. Решения принимают коллегиальные органы: коллегии министерств и ведомств, научно-технические и другие советы, комитеты и т.п.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который относится к деятельности коллегиального органа, принимающего решение.
В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке, например:
| Научно-технический совет ЗАО «Мосавтопрогресс»РЕШИЛ: |
При необходимости распорядительную часть решения разделяют на пункты, в каждом из которых указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение и должностных лиц), действие и срок его исполнения. В последнем пункте распорядительной части решения указывают должность, фамилию и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением решения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не вправе изменять содержание текста решения.