Open Plan
Система Open Plan (производитель — Welcom Software Technology) предназначена для автоматизации основных функций управления проектами. Судя по названию, Open Plan просто обязан обеспечивать интеграцию с любым другим открытым продуктом и не должен выполнять никаких функций, чуждых собственно управлению проектами. Наш личный опыт общения с Open Plan, к сожалению, ограничен, и мы вынуждены основываться только на сведениях, полученных на презентациях этого продукта. Как утверждается, с рабочего места Open Plan можно вызвать систему управления документами LanDocs (система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, производитель — компания ЛАНИТ). Это обеспечивает существенно больший уровень открытости, чем предоставляется, например, со стороны Primavera Enterprise, и позволяет предположить, что более глубокая интеграция Open Plan с системами управления документами (на уровне установки связей между документами и работами) также возможна и не потребует чрезмерных усилий.
Documentum
Система Documentum 4i (производитель — Documentum, Inc.) — универсальная система автоматизации управления документами и деловыми процессами в масштабах крупных корпораций. Documentum решает задачу интеграции систем управления документами и проектами с использованием технологии проектного портала в рамках специального продукта, поставляемого как отдельный компонент. Благодаря базовым возможностям Documentum у пользователей имеется мощная машина по управлению документами и workflow. С помощью проектного портала пользователь имеет возможность не только сохранять переписку, возникающую по ходу проекта, но эффективно использовать данные из базы MS Project 2000, включая такие привлекательные возможности, как автоматическая генерация описания бизнес-процесса на основании плана проекта и корректировка последнего в случае возникновения задержек на каких-либо из его этапов.
Небольшой комментарий
По мнению авторов, ниша для внедрения решений среднего масштаба остается в значительной степени свободной. Это связано с тем, что системы, входящие в эту ценовую категорию, не дают необходимых интеграционных возможностей. А стоимость системы Documentum, в которой эти возможности получили достаточное развитие, не позволяет использовать ее для внедрения решений среднего масштаба. Кроме того, пользователь вправе применять те или иные продукты исходя из собственных предпочтений и возможностей, а вовсе не те, которые кем-то признаны самыми лучшими. Эти соображения позволяют нам надеяться на то, что наша позиция и подходы в области интеграции систем управления документами и проектами будут интересны читателю.
Архитектура интегрированного комплекса
Учитывая обсужденные выше общие требования к функциям интегрированной системы управления проектами и документами, мы представляем ее архитектуру как комплекс, состоящий из трех взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов:
собственно системы управления проектами, ядром которой выступает обычно профессиональный планировщик работ проекта (Primavera Enterprise, Оpen Рlan, MS Project и т. д.);
системы управления документами, решающей задачи ведения архивов документов, ведения версий, разграничения доступа и другие специальные задачи своего класса;
системы управления потоками документов (workflow), решающей задачи определения маршрутов движения документов в процессе их жизненного цикла, перемещения документов по выбранному маршруту, контроля сроков исполнения документа на каждом этапе, а также другие специальные задачи.
Планировщик мы рассматриваем как основную (базовую) систему, а системы управления документами и workflow — как вспомогательные, обслуживающие (см. рис. 2). При этом следует указать на то, что разделение систем на управляющие документами и процессами в значительной степени условно и отражает только существенное различие рассматриваемых функций. В зависимости от выбранной платформы эти функции могут быть представлены либо в рамках единой системы (например, Documentum 4i), либо как обособленные, глубоко специализированные программные системы. Примерами последних могут служить Docs Open / Docs Fusion, универсальная система автоматизации управления документами в масштабах средних и крупных корпораций (производитель — Hummingbird Ltd.), и Eastman Enterprise Workflow, система автоматизации управления бизнес-процессами (производитель — Eastman Software, Inc.).
Новое качество интегрированного решения
Под интеграцией мы понимаем обеспечение возможности использования части функций одного независимого программного продукта для усиления или расширения функций другого независимого программного продукта. Рассмотрим подробнее, какие дополнительные возможности управления проектами привносят обслуживающие системы.
Контроль и мониторинг
На каждом этапе проекта менеджер может определить состав необходимых документов, которые являются результатом выполнения того или иного этапа или проекта в целом. Менеджер может заранее указать шаблоны, по которым должны быть созданы соответствующие документы. Могут быть определены нормативные или регулирующие документы, созданные до начала проекта и определяющие некоторые правила его выполнения. В процессе выполнения проекта и каждого из его этапов предоставляется возможность сохранять всю переписку, включая сообщения, которые были получены по электронной почте и факсу, и связывать эти сообщения с соответствующим этапом или проектом в целом.
Вся эта информация позволяет руководящей группе отслеживать, в каком состоянии находится подлежащий выпуску документ, какие вообще документы предполагалось выпустить по ходу этапа (проекта), какие документы были подготовлены и на основе каких шаблонов. Кроме того, появляется возможность осуществлять мониторинг истории подготовки и согласования каждого документа, относящегося к проекту, и проблем, обсуждавшихся по ходу его выполнения. Дополнительный комфорт руководящей группе обеспечивает появляющаяся возможность доступа к электронным документам (и их версиям) непосредственно из планировщика.
Организация совместной работы
Дополнительно к плану проекта описывается схема, в соответствии с которой обеспечивается движение документов между группами, ответственными за выполнение каждого из этапов. Описание такой бизнес- или маршрутной схемы практически всегда производится средствами выбранной системы управления workflow. В зависимости от логической мощности и других возможностей выбранной системы для каждого этапа описываются условия, при которых документ поступает на тот или иной следующий этап или уходит с текущего этапа обработки, сроки исполнения этапа и реакция системы на превышение сроков исполнения работ на этапе и другие параметры.
Все современные системы управления workflow — например, Documentum, Panagon Products (FileNET Corporation), Compaq Work Expeditor (Compaq Computer Corporation) — включают графические средства проектирования маршрутных схем либо по крайней мере относительно простые интерактивные программы («визарды», или «мастера»), обеспечивающие автоматизацию заполнения настроечных таблиц системы маршрутизации, как в DocsRout (компания «Весть», в настоящее время — «Весть-Метатехнология»). Средства построения шаблонов процессов, применения механизмов ролей и синонимов являются высокопрофессиональными инструментами (которые, увы, реализованы далеко не во всех упомянутых системах) — они позволяют обеспечить повторное использование выполненных ранее разработок, минимизировать затраты на адаптацию и сопровождение разработанных ранее маршрутных схем.
Для лучших систем этого класса, имеющих открытый интерфейс (Documentum, Compaq Work Expeditor), интеграторы обычно стараются обеспечить автоматическое формирование маршрутной карты бизнес-процесса на основании внешних схем, например описаний бизнес-процессов, экспортированных из системы ARIS (IDS Scheer AG), или плана проекта, сформированного в MS Project.
Использование маршрутных схем обеспечивает руководящей группе проекта следующие дополнительные возможности:
визуально отслеживать состояние процесса подготовки, согласования и утверждения документа за счет наличия графических представлений маршрутной карты, автоматического отображения положения документа на этой карте и акцентирования внимания на тех этапах, на которых выявляется нарушение сроков исполнения с помощью, например, их цветового выделения;
получать немедленно информацию о нарушении сроков выполнения работ на этапе за счет автоматической отработки критических ситуаций системой управления workflow;
минимизировать сроки передачи выпущенных документов с этапа на этап за счет пересылки электронных копий документов.
Обратный поиск
Интеграция систем управления проектами и документами предоставляет дополнительные возможности не только в части управления проектами, но и в части управления документами.