Место и роль документов в управлении на современном этапе (стр. 3 из 4)

Так, используя только возможности системы управления документами, пользователи смогут выполнять поиск документов, предъявляя в качестве поисковых атрибутов наименования проектов и/или этапов работ. Более того, при применении специальных средств визуализации структуры архива типа модуля «Смотритель Архива для DOCS Open» (разработан А. Бейдером) пользователи смогут увидеть полное логическое дерево взаимосвязей между проектами, этапами и работами и соответствующими документами (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример связей, отображаемых «Смотрителем архива»

Рассмотренное в данном разделе расширение возможностей управления проектами недостижимо без существенного использования потенциала современных промышленных систем управления документами и workflow и в отсутствие готовых решений может быть реализовано только с проведением специальных работ, обеспеТехнические аспекты интеграции систем управления проектами и документами

Какую систему выбрать, или Почему надо ориентироваться на открытые системы

В данной статье мы не ставим задачи рекомендовать какие-либо конкретные продукты и даже выстраивать системы оценок для подбора возможных кандидатов на интеграцию. Отметим лишь, что сама постановка такой задачи выдвигает на первый план (сразу после определения соответствия функциональных возможностей и ценовых характеристик продукта реалиям бизнеса заказчика) повышенные требования к открытости систем-кандидатов.

Рассматривая возможные решения среднего масштаба, мы остановились на MS Project и Docs Open, поскольку они обладают достаточной открытостью и функциональностью. Кроме того, наши исследования показали, что интеграция между MS Project и Docs Open принципиально возможна и не должна вызвать больших затруднений. Обе системы используют промышленные реляционные базы данных, структуры данных этих систем подробно документированы, системы используют схожие механизмы для доступа к данным. В таблице приведены возможности интеграции, доступные в этих системах.

Интеграция — существующая и планируемая

MS Project — это обычное офисное приложение, которое в наиболее распространенных случаях хранит проектные данные в файлах. В свою очередь, эти файлы могут сохраняться не в традиционной файловой структуре, а в корпоративном хранилище документов, функционирующем под управлением системы Docs Open, и извлекаться для обработки по запросу пользователя. Доступ к документам контролируется системой безопасности Docs Open, поддерживаются версии документов, обеспечивается многопользовательский доступ к документам и т. д. Файлы проектов могут отображаться вместе с другими документами в рамках единой иерархии бизнес-объектов хранилища, например, в контексте «заказчик — проект — задача - документ» в случае применения программных средств типа «Смотрителя архива».

К сожалению, такой подход так же прост, как и недостаточен. Он не может обеспечить таких принципиально важных задач, как привязка документа непосредственно к конкретной задаче, назначению, ресурсу. Невозможно также обеспечить в условиях промышленной эксплуатации производительный доступ к данным проекта из других внешних приложений, например бухгалтерской системы или системы управления персоналом.

Вместе с тем в MS Project есть возможности, позволяющие перейти на качественно иной уровень интеграции. И прежде всего — это штатная возможность хранения проектных данных не только в виде отдельных файлов, но и в виде таблиц реляционной БД. Этот подход является наиболее перспективным с точки зрения интеграции.

Он позволяет осуществлять модификации базы проектных данных в интересах максимального учета специфики конкретного решения. Кроме того, он позволяет осуществлять доступ к данным из внешних приложений и реализовать, наконец, привязку документов к задачам, ресурсам, проектам на основе использования стандартных механизмов реляционных БД.

Некоторые из этих возможностей, реализуемых за счет создания дополнительных информационных структур и программных модулей, рассмотрим подробнее.

Интеграция на уровне данных

Связи между документами и задачами (проектами) характеризуются отношением типа «многие-ко-многим». При установке конкретной связи необходимо определять, что именно фиксирует ее включение в базу данных, например:

наличие документа (приказа, распоряжения и т. п.) является условием начала работы;

наличие документа (например, в состоянии "утвержден") является критерием окончания работы;

документ порождается в процессе выполнения задачи.

Для реализации этой модели отношений необходимо создать по крайней мере две дополнительные таблицы в базе данных, доступной как системе управления документами, так и системе управления проектами:

справочную таблицу "Вид связи", содержащую список предусмотренных видов связей;

таблицу связей "задача - документ", содержащую перечень связей работ и документов с указанием для каждой связи ее вида.

Механизм реализации ссылок на внешние таблицы зависит от особенностей организации баз данных интегрируемых систем. Кроме того, указанные таблицы должны проектироваться с учетом возможности описания их в словаре данных Docs Open. В результате реализации модели и после выполнения работ по регистрации данных в словаре данных Docs Open, во-первых, проектные данные MS Project будут видимы для системы Docs Open и, во-вторых, проектные данные смогут служить в качестве справочника при заполнении регистрационных карточек документов в Docs Open. Пример карточки документа, в которой использованы такие возможности, приведен на рис. 4. чивающих интеграцию конкретных систем.

Интеграция на уровне VBA (Visual Basic for Application)

Необходимо разработать две группы программных модулей.

1) Со стороны MS Project необходимо разработать модули, которые будут управлять вызовами интеграционных функций при работе пользователя в среде MS Project и обеспечивать по крайней мере:

установку связи выбранной задачи (проекта) с документом или удаление этой связи;

просмотр списка документов, привязанных к выбранной задаче (проекту);

изменение типа привязки документов к задаче (вида связи);

актуализацию состояния таблицы экземпляров связей ("задача - документ") при удалении работы;

перенос связей при создании нового проекта на основе текущего;

переход к редактированию связанного документа непосредственно с рабочего места MS Project, минуя (визуально) Docs Open.

2) Со стороны Docs Open необходимо разработать модули, которые будут управлять вызовами интеграционных функций при работе пользователя в среде Docs Open и обеспечивать по крайней мере:

выбор проекта и/или задачи, вида связи при регистрации нового документа, поиска существующего документа в библиотеке документов, а также выбор вида связи при ее установке и поиске документов;

актуализацию состояния таблицы экземпляров связей при удалении документа;

учет версионности (истории) проектов при поиске;

просмотр проектов и задач, связанных с конкретным документом, и переход в среду MS Project к выбранному проекту/задаче непосредственно с рабочего места Docs Open.

Перспективные направления развития

Рассмотрим возможные направления и перспективы для дальнейшего развития продуктов интеграции систем управления проектами и документами.

Усиление использования базовых возможностей систем управления документами. При развитии системы следует привлекать все большее количество возможностей, заложенных в штатный функции СУД. Например, при планировании проекта нам кажется целесообразным заранее привязывать к работе шаблон того документа, который должен явиться результатом ее выполнения. Очевидно, что при этом также должна быть обеспечена возможность автоматической привязки к работе документа, выполненного на основе заданного шаблона.

Усиление возможностей коллективной работы. Вполне реально обеспечить автоматическую генерацию проектов организационно-распорядительных документов (например, приказа о назначении сотрудника на работу), сохранение этих документов в библиотеке и рассылку с помощью средств электронной почты или средств workflow. По окончании некоторой работы работник, выполняющий следующую работу, может также получить ссылки на документы или копии документов, необходимых ему для выполнения этой работы.

Сокращение трудоемкости регистрации документов. Возможно обеспечить такую настройку системы, которая минимизирует количество операций поиска и выбора проектов (задач) при регистрации вновь созданного документа.

Расширение информационной базы связей. Возможно обеспечить привязку документов не только к проектам и работам, но и к другим объектам MS Project, например к ресурсам, назначениям, этапам и т. д.

Развитие технологий управления документами. Выше мы рассматривали возможность интеграции MS Project c системой DOCS Open, которая реализована в традиционной двухуровневой технологии клиент-сервер. Эта архитектура по-прежнему обеспечивает работу большинства пользователей и гарантирует минимальную трудоемкость работ при интеграции продуктов. Однако надо рассматривать возможность и необходимость выполнения интеграционных работ с продуктами, реализованными в трехуровневой архитектуре (поставляются в составе продуктовой линейки Docs Fusion, например в PowerDocs или CYBERDocs).

Резюмируя сказанное

Современное проектное управление является синтетической дисциплиной, в которой тесно взаимодействуют самые разные технологии и методологии. И важнейшую роль среди них играет управление документами.

Некоторые области проектного управления напрямую поддерживаются этими технологиями, например, управление коммуникациями (коллективной работой) или управление контрактами. В других областях управление документами присутствует опосредованно.