Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (см. приложение).
Пример оформления бланка образца приказа:
Администрация N-ской области
Управление школ
ПРИКАЗ
03.05.97 №42
г. N-ск
О подготовке школ области к новому
учебному году
В целях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному году
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.
2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97.
3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.
4. Создать приемочную комиссию в составе:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.
Начальник управления подпись О.И.Леонтьев
2. Бланки документов предприятия, их содержание и порядок расположения реквизитов.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.
Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.
Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.
Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:
· бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);
· бланк для внешних документов (писем, факсов).
Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.
На бланке для внешних документов указываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит “На №___от____”, в котором указывается дата и номер того письма, на который предприятие дает ответ.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля.
· левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),
· верхнее — не менее 10 мм,
· правое и нижнее — не менее 8 мм.
В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.
Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании
Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.
3.Составить деловое письмо
Письмо-запрос:
| Общество с ограниченнойответственностью «Медиа-проект»(ООО «Медиа-проект» )Речная ул., 27, Пермь, 614000 Тел.: (342) 276-89-13, факс: (342) 276-89-45 ОКПО 48291048; ОГРН 1058250317836 ИНН/КПП 7700100301/771001003 | Прохорову П.И. Преображенская ул.,18, кв.35 г. Троицк, Московская обл., 148254 | ||
| 27.11.2007 № 05-14/ 2309На № _______ от __________ | |||
| О получении данных | |||
Уважаемый Петр Иванович!Мы получили Ваш каталог в котором представлены новые товары.Некоторые из данных товаров могут найти применение и в нашем производственном процессе.Мы будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более полные данные комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой продукции.С уважением, | |||
| Генеральный директор | Шишков | М.Ю. Шишков | |
| А.Л. Смирнова(342) 232-78-53 | |||
Заключение
Как видно из вышеизложенного распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.Список литературы
1. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000
2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. М.: Инфра - М.: 2001.3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ № 2, 1995.
4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2003, № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ № 2, 2003.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). Издательство стандартов – М., 1998.
6. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России, - М., 2003.
[1] Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000
2 Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. М.: Инфра - М.: 2001.