Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.
В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может составляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.
Рекомендательное письмосоставляется организацией, фирмой или авторитетным частным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа гражданина, которую он исполнял в данной организации. В письме описываются знания и навыки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получены по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.
Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Обычно выдается по запросам военкоматов, следственных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и т.п., представляется в аттестационные комиссии. Характеристика составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организации или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзного органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверяются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обязательно датируется.
В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профессионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оцениваются деловой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагается от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.
Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересылаются по запросу.
Рассмотрение вопроса о назначении на должность может сопровождаться рассмотрением представления к назначению, составленного другой организацией.
Представление составляется во всех случаях приема граждан на руководящие или ответственные должности в государственном аппарате, государственных организациях, на предприятиях и в крупных негосударственных структурах. Если руководящая должность, на которую рекомендуется данное лицо, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, то сформированный комплект указанных выше документов и одновременно в установленных законом случаях документы (выписка из протокола собрания, протокол счетной комиссии, решение) об избрании в должности направляются в этот орган для рассмотрения и издания приказа о назначении. По руководящим должностям, входящим в учетно-контрольную номенклатуру вышестоящего органа управления, требуется получение письменного согласия этого органа до издания приказа о назначении.
По итогам рассмотрения резюме и других документов кандидата ему может быть отказано в приеме на работу. Поэтому все последующие мероприятия отбора осуществляются только после изучения документов.
При отказе в приеме на работу или отказе гражданина продолжать процедуру оформления на работу ему возвращаются только трудовая книжка, резюме и документы, выданные другими организациями. Все остальные документы и заверенные копии персональных документов гражданам не возвращаются.
Обычно при делении кандидатов по уровню их профессиональной подготовленности руководствуются чисто формальными признаками: образованием, разрядом, стажем работы по специальности и результатами бесед с кандидатами сотрудника отдела кадров по представленным документам. Однако при отборе руководителей и специалистов этого бывает часто недостаточно. Поэтому с теми кандидатами (кандидатом), которым не отказано в работе по итогам изучения документов, проводится собеседование и иногда тестирование, анкетирование, Для выполнения подобных действий необходимо получить письменное согласие кандидата на должность.
Целью экспертных действий являются установление реальных профессиональных способностей кандидатов на конкретную должность, проверка их знаний, умений и личных качеств. Экспертные действия выполняются высококвалифицированными специалистами данной организации и приглашенными или штатными специалистами-психологами. Обязательно в оценочных действиях участвует руководитель службы персонала.
При подборе персонала недопустима даже малейшая половая, социальная, политическая, религиозная или расовая дискриминация.
Собеседование можно определить как непосредственное общение экспертов с кандидатом на должность для получения необходимых сведений не из документов, а лично от него. Важно, что все дополнительные персональные данные добровольно сообщаются в ходе собеседования самим кандидатом на должность.
Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов. Можно проводить групповое собеседование, когда присутствуют все кандидаты на данную должность, а само собеседование напоминает диспут на заданную тему или решение поставленной профессиональной задачи. Оно может проводиться в форме тестирования или анкетирования.
При достаточной ясности будущего решения о выборе претендента на должность собеседование проводит один из заместителей первого руководителя организации совместно с руководителем структурного подразделения, в котором предполагается работа данного гражданина.
Как правило, собеседование проводится один раз. Но в зарубежной литературе выделяют собеседования предварительное (отборочную беседу) и окончательное. При проведении двух собеседований разными лицами важен метод «второго мнения».
По утверждению многих специалистов, собеседование может проводиться тремя способами:
• по заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется; иногда
даже использует стандартный бланк, что дает возможность сравнить ответы с критериями результативности (балльности); однако при подобной схеме не выявляются индивидуальные особенности кандидата;
• по заранее подготовленной схеме только основных вопросов, которые эксперт может расширить, направить в интересующее русло, углубить важнейшие профессиональные аспекты;
• по заранее подготовленной схеме (списку) тем, которые следует затронуть, и даже од
ной теме, например: «Расскажите о своей профессии».
В процессе собеседования ведется протокол, который имеет различные формы текстовой части - повествовательную, «вопрос - ответ» и др. Ход собеседования может фиксироваться в аудио-, видеорежиме, но только после получения на это письменного согласия кандидата на должность.
Собеседование создает благоприятные условия для выявления ведущей мотивации, преобладающих ориентациях и планах на будущее, которые высказываются кандидатом на должность. Одновременно обсуждаются элементы будущего контракта. Важно, чтобы кандидат уже на этом этапе осознал, удовлетворит ли его работа или лучше своевременно отказаться от нее.
При проведении любых экспертных мероприятий (собеседования, тестирования и т.п.) надо быть абсолютно уверенным в том, что в данном мероприятии участвует именно тот человек, который является кандидатом на должность. Это подразумевает тщательную проверку паспортных данных, фотографий и самого претендента. В необходимых случаях собеседование совмещается с психологическим тестированием и тестированием профессиональных знаний и умений кандидата. Однако всегда следует помнить, что результаты тестирования - это предмет для собеседования, а не окончательное решение.
До или после проведения собеседования, тестирования эксперт фирмы или сотрудник отдела кадров может с письменного согласия кандидата на должность провести опрос третьих лиц, хорошо знающих кандидата на должность. Опрос ведется по специально составленной программе (вопроснику). Уточняется информация о способностях кандидата, получаемой ранее заработной плате, премировании, вознаграждениях, моральном облике, отношениях с коллегами по работе и т.п. Результаты опроса фиксируются в опросном листе или протоколируются.
Иногда фирмы обращаются за помощью в частные детективные агентства, правоохранительные органы, но такие обращения должны осуществляться при наличии серьезных причин и требуют письменного согласия кандидата на должность. При этом ему разъясняются причины обращения и порядок использования полученной информации.
В результате всех- проведенных проверочных действий, анализа их результатов эксперт совместно с руководителем кадровой службы дают рекомендацию об отборе одного кандидата из нескольких, а также (если кандидат один) о приеме на работу данного лица или отказе в приеме.