Смекни!
smekni.com

Методика кадрового делопроизводства (стр. 11 из 15)

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и да­тируется составившим ее лицом.

В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может состав­ляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.

10.4.6.4. Рекомендательное письмо и характеристика

Рекомендательное письмосоставляется организацией, фирмой или авторитетным част­ным лицом. Письмо не носит официального характера. В нем оценивается та работа граж­данина, которую он исполнял в данной организации. В письме описываются знания и навы­ки претендента на должность и оцениваются его личные качества. С согласия гражданина на рекомендательное письмо может быть сделан запрос или необходимые сведения получе­ны по телефону и зафиксированы сотрудником отдела кадров. По сути, рекомендательное письмо выполняет ту же функцию, что и характеристика.

Характеристика (рекомендация) является официальным документом и дает оценку деятельности данного лица в целом. Обычно выдается по запросам военкоматов, следствен­ных органов, судов, государственных учреждений, крупных фирм и т.п., представляется в аттестационные комиссии. Характеристика составляется руководителем структурного под­разделения, в котором трудится работник, подписывается первым руководителем организа­ции или полномочным заместителем первого руководителя и представителем профсоюзно­го органа. Характеристика отражает мнение этих лиц о данном работнике. Подписи заверя­ются гербовой печатью организации. Характеристика оформляется на общем бланке и обя­зательно датируется.

В характеристике указываются анкетные данные и должность работника, время работы в организации, на предприятии, продвижение по службе, отношение к работе, рост профес­сионального уровня, наличие правительственных наград и поощрений. Оцениваются дело­вой и моральный уровень работника, его личные качества, черты характера. Текст излагает­ся от третьего лица. В конце характеристики сообщается ее целевое назначение, т. е. для представления в какую организацию или с какой целью она выдана.

Рекомендательное письмо и характеристика выдаются на руки гражданину или пересы­лаются по запросу.

10.4.6.5. Представление к назначению на должность

Рассмотрение вопроса о назначении на должность может сопровождаться рассмотрением представления к назначению, составленного другой организацией.

Представление составляется во всех случаях приема граждан на руководящие или ответ­ственные должности в государственном аппарате, государственных организациях, на пред­приятиях и в крупных негосударственных структурах. Если руководящая должность, на ко­торую рекомендуется данное лицо, входит в номенклатуру вышестоящего органа управле­ния, то сформированный комплект указанных выше документов и одновременно в установ­ленных законом случаях документы (выписка из протокола собрания, протокол счетной комиссии, решение) об избрании в должности направляются в этот орган для рассмотрения и издания приказа о назначении. По руководящим должностям, входящим в учетно-контрольную номенклатуру вышестоящего органа управления, требуется получение письмен­ного согласия этого органа до издания приказа о назначении.

10.4.7. Процесс изучения кандидатов на должность

По итогам рассмотрения резюме и других документов кандидата ему может быть отказано в приеме на работу. Поэтому все последующие мероприятия отбора осуществляются только после изучения документов.

При отказе в приеме на работу или отказе гражданина продолжать процедуру оформле­ния на работу ему возвращаются только трудовая книжка, резюме и документы, выданные другими организациями. Все остальные документы и заверенные копии персональных до­кументов гражданам не возвращаются.

Обычно при делении кандидатов по уровню их профессиональной подготовленности руководствуются чисто формальными признаками: образованием, разрядом, стажем ра­боты по специальности и результатами бесед с кандидатами сотрудника отдела кадров по представленным документам. Однако при отборе руководителей и специалистов этого бы­вает часто недостаточно. Поэтому с теми кандидатами (кандидатом), которым не отказано в работе по итогам изучения документов, проводится собеседование и иногда тестирование, анкетирование, Для выполнения подобных действий необходимо получить письменное со­гласие кандидата на должность.

Целью экспертных действий являются установление реальных профессиональных способностей кандидатов на конкретную должность, проверка их знаний, умений и личных качеств. Экспертные действия выполняются высококвалифицированными специа­листами данной организации и приглашенными или штатными специалистами-психолога­ми. Обязательно в оценочных действиях участвует руководитель службы персонала.

При подборе персонала недопустима даже малейшая половая, социальная, политиче­ская, религиозная или расовая дискриминация.

10.4.7.1. Собеседование с кандидатами на должность

Собеседование можно определить как непосредственное общение экспертов с кандидатом на должность для получения необходимых сведений не из документов, а лично от него. Важно, что все дополнительные персональные данные добровольно сообщаются в ходе со­беседования самим кандидатом на должность.

Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов. Можно про­водить групповое собеседование, когда присутствуют все кандидаты на данную должность, а само собеседование напоминает диспут на заданную тему или решение поставленной про­фессиональной задачи. Оно может проводиться в форме тестирования или анкетирования.

При достаточной ясности будущего решения о выборе претендента на должность собе­седование проводит один из заместителей первого руководителя организации совместно с руководителем структурного подразделения, в котором предполагается работа данного гражданина.

Как правило, собеседование проводится один раз. Но в зарубежной литературе выделя­ют собеседования предварительное (отборочную беседу) и окончательное. При проведении двух собеседований разными лицами важен метод «второго мнения».

По утверждению многих специалистов, собеседование может проводиться тремя способами:

• по заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется; иногда
даже использует стандартный бланк, что дает возможность сравнить ответы с критериями результативности (балльности); однако при подобной схеме не выявляются ин­дивидуальные особенности кандидата;

• по заранее подготовленной схеме только основных вопросов, которые эксперт может расширить, направить в интересующее русло, углубить важнейшие профессиональные аспекты;

• по заранее подготовленной схеме (списку) тем, которые следует затронуть, и даже од­
ной теме, например: «Расскажите о своей профессии».

В процессе собеседования ведется протокол, который имеет различные формы текстовой части - повествовательную, «вопрос - ответ» и др. Ход собеседования может фиксироваться в аудио-, видеорежиме, но только после получения на это письменного согласия кандидата на должность.

Собеседование создает благоприятные условия для выявления ведущей мотивации, пре­обладающих ориентациях и планах на будущее, которые высказываются кандидатом на должность. Одновременно обсуждаются элементы будущего контракта. Важно, чтобы кан­дидат уже на этом этапе осознал, удовлетворит ли его работа или лучше своевременно отка­заться от нее.

При проведении любых экспертных мероприятий (собеседования, тестирования и т.п.) надо быть абсолютно уверенным в том, что в данном мероприятии участвует именно тот человек, который является кандидатом на должность. Это подразумевает тща­тельную проверку паспортных данных, фотографий и самого претендента. В необходимых случаях собеседование совмещается с психологическим тестированием и тестированием профессиональных знаний и умений кандидата. Однако всегда следует помнить, что резуль­таты тестирования - это предмет для собеседования, а не окончательное решение.

10.4.7.2.Опрос третьих лиц

До или после проведения собеседования, тестирования эксперт фирмы или сотрудник отде­ла кадров может с письменного согласия кандидата на должность провести опрос третьих лиц, хорошо знающих кандидата на должность. Опрос ведется по специально составленной программе (вопроснику). Уточняется информация о способностях кандидата, получаемой ранее заработной плате, премировании, вознаграждениях, моральном облике, отношениях с коллегами по работе и т.п. Результаты опроса фиксируются в опросном листе или протоко­лируются.

Иногда фирмы обращаются за помощью в частные детективные агентства, пра­воохранительные органы, но такие обращения должны осуществляться при наличии серь­езных причин и требуют письменного согласия кандидата на должность. При этом ему разъясняются причины обращения и порядок использования полученной информации.

10.4.7.3.Порядок принятия решения о приеме на работу

В результате всех- проведенных проверочных действий, анализа их результатов эксперт со­вместно с руководителем кадровой службы дают рекомендацию об отборе одного кандида­та из нескольких, а также (если кандидат один) о приеме на работу данного лица или отказе в приеме.