Смекни!
smekni.com

Методика кадрового делопроизводства (стр. 3 из 15)

Работодатель имеет право передавать персональные данные работника представителям работника в порядке, установленном КЗоТ, но ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения ука­занными представителями их функций.

2.1.5. Права работника

Процесс защиты персональных данных работодателем предполагает, что работник имеет право:

· своевременно получать полную информацию о своих персональных данных, порядке
их обработки и использования, иметь свободный и бесплатный доступ к этим данным, включая право на получение заверенной копии любой записи, содержащей персональ­ные данные работника и оформленной в общедоступной документированной форме;

· иметь доступ к своим медицинским данным с привлечением медицинского специалиста по своему выбору;

· требовать от работодателя своевременного внесения изменений и добавлений в свои
персональные данные, если новые сведения подтверждены соответствующими документами;

· требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Законодательства Украины;

· при отказе в выполнении этих действий работник имеет право обоснованно заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии; персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собст­венную точку зрения;

· требовать от работодателя оповещения всех лиц, которым ранее были сообщены не­
верные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них
исключениях, исправлениях или дополнениях;

· обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при
обработке и защите его персональных данных.

Исправление и дополнение персональных данных работника могут осуществлять рабо­тодатели по своей инициативе при условии документального подтверждения достоверности новых данных.

Держатель персональных данных, его представители и потребители данных, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, не­сут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответст­венность в соответствии с законами Украины.

Персональные данные образуют обширные и объемные комплексы документов, состав­ляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную сис­тему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных ра­ботников организации.

2.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связан­ные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

• плановую документацию;

• организационно-правовую документацию;

• персональную документацию;

• договорную документацию;

• распорядительную документацию;

• учетную кадровую документацию;

• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую при­надлежность различным структурным подразделениям - не только службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функции) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей докумен­тации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам.

Пла­новой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-эконо­мические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объе­мам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, дого­ворной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу от­делов (управлений) кадров.

2.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредст­венно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организа­ция или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности рабо­тающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполня­ет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секре­тарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы- организация и осуществление эффективной кадро­вой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственно­сти за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Функции службы персонала:

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах
различных профессий, специальностей и т.п.;

• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов,
выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в
должности;

• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным
персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации
руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудни­ков, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области
автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба независимо от ее структуры и численности призвана выполнять доста­точно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается технически­ми операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя органи­зацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации со­провождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

2.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значе­ния лежат Конституция Украины и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, рабо­тодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является КЗоТ. Большую роль в регу­лировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об Iинформации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы, положения и др.

2.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, детализирует и регламентирует единообразную прак­тику применения норм права.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Государственных классификаторах (ГК.) технико-экономической и социальной информа­ции и унифицированных системах документации (УСД).