Смекни!
smekni.com

Методика кадрового делопроизводства (стр. 7 из 15)

С точки, зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:

а) первич­ные учетные документы

б) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документысодержат исходную информацию и заполняются в точ­ном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машинно - ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят тради­ционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в мас­сив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы спе­циализированных анкет и карточек.

Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) ха­рактери в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обес­печении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п.

В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицирован­ной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), спе­циализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведут­ся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.).

Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В на­стоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электрон­ную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» - о команди­ровках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находя­щемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или вклю­чаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к прика­зам по личному составу.

10.2.9.Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате тру­да информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжени­ях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

• табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

• табель использования рабочего времени (форма Т-13);

• расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);

• расчетную ведомость (форма № 51);

• платежную ведомость (форма № Т-53);

• журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);

• лицевой счет (форма № Т-54);

• лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

• записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работни­ком (форма № Т-61);

• акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному
на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10.2.10.Отчетная и отчетно-справочная документация

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффектив­ность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодо­вой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев еди­нообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционально­го управления. Это прежде всего отчетная документация, представляемая в органы статисти­ки и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих струк­тур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой до­кументацией, а с другой - с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчет­ных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимо­сти и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формиро­вания плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т.п.), необходимая руководству организации или функциональным под­разделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 пере­менных наименований.

Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и от­личаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7-10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работ­никам.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управле­ния персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, со­ставом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей - персональ­ных данных.

10.3. ИСТОЧНИКИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Процессу приема сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, кото­рые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалифи­кации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, моральными и лич­ными качествами он должен обладать. Особенно это касается вновь вводимых должностей и новых направлений работы.

10.3.1. Процесс подбора персонала

Правильное построение процесса подбора персонала для работы в организации является основополагающим условием формирования работоспособного и ответственного трудового коллектива, способного обеспечивать реальное решение задач, стоящих перед организаци­ей. В этом процессе можно выделить следующие этапы:

• предварительно сформулировать, какие функции должен выполнять новый сотрудник,
каков круг его ответственности, какие качества, знания и уровень квалификации необходимо иметь претенденту;

• составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;

• составить перечень мер поощрения и стимулирования, которые может получать сотрудник;

• составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту,
перечни его личных качеств, возрастных, профессиональных и иных характеристик;

• составить описание должности - документ, аналогичный по структуре должностной инструкции, который определяет требования к кандидату на должность (но это документ вспомогательный).

Выполнение указанных этапов облегчит процедуру подбора кандидатов и сделает их от­бор более обоснованным и объективным. Кандидаты предварительно знакомятся с указан­ными выше документами, что делает собеседования с ними более целенаправленными и конкретными. Кроме того, ознакомившись с документами, кандидат может отказаться от предлагаемой работы. Описание вакантной должности имеет для работодателя примерно такое же значение, как и резюме для кандидата.

Поиск кандидата на вновь создаваемую или вакантную должность в организации не должен носить бессистемный характер. Случайный человек, пришедший с улицы, в оп­ределенной степени таит опасность для фирмы с точки зрения, как его профессиональной пригодности, так и личных, моральных качеств. Особую опасность подобный метод подбо­ра представляет для должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией или материальными ценностями. Случайные претенденты на должность обычно рассылают или разносят по предприятиям, учреждениям и фирмам свое резюме. Им неважно, где рабо­тать, их просто интересует работа по данной специальности.