Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления.
Технологическая цепочка включает следующие процедуры:
• получение отделом кадров от гражданина лично, почтой или по линии факсимильной
связи резюме;
• изучение резюме руководством организации, структурного подразделения и службой
персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов (остальным сообщения об отказе не делаются);
• информирование кандидатов об их будущих должностных обязанностях и правилах
внутреннего трудового распорядка, действующих в организации, оплате труда;
• знакомство руководства организации, структурного подразделения и службы персонала с приглашенными кандидатами, беседа с ними, уточнение отдельных положений
резюме; ответы на вопросы о будущей работе;
• заполнение кандидатами и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, заполненного личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, присуждении ученых степеней, присвоении ученых и почетных званий, передача
в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии - характеристик;
• предварительное собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их профессиональных
способностей, иногда личных и моральных качеств; рассмотрение рекомендательных
писем (характеристик, рекомендаций);
• при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;
• по совокупности собранных материалов принятие (на конкурсной или неконкурсной
основе) решения руководством организации об отборе кандидата и возможности предложить ему работу;
• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения и сотрудника службы
персонала с отобранным претендентом на должность; ознакомление претендента с
должностной инструкцией и конкретными видами работы, инструктирование по технологии выполнения работы и другим аспектам; при согласии претендента - заполнение типовой формы трудового договора (контракта);
• обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текст
дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации и подписание контракта;
• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником службы
персонала унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о
приеме на работу; распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости -
согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения;
• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление
работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и дате начала работы; внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12 или Т-13);
• заведение личного дела на вновь принятого работника;
• заполнение на работника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки
(формы № Т-2 или Т-2ГС);
• внесение фамилии работника в первичные учетные бухгалтерские документы;
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
Значительно сложнее технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией. В общем виде эта цепочка включает следующие дополнительные процедуры:
·подбор предполагаемой кандидатуры (кандидатур) для приема на работу или перевода, получение резюме;
· изучение резюме (и личного дела, если кандидат на должность работает в организации) руководством организации, структурного подразделения и кадровой службой, вызов для беседы подходящих кандидатов;
· информирование кандидатов, работающих в организации, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением конфиденциальной информацией; знакомство (предварительное собеседование) руководства организации, структурного подразделения и кадровой службы с гражданами, не работающими в организации; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем; заполнение гражданами, не работающими в организации, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии - характеристик;
· обновление материалов личного дела работающего в организации сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
· собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений предоставлением дополнительных документов;
· опрос (с согласия кандидата на должность) сотрудником отдела кадров авторитетных для организации лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
· собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих на фирме граждан дополнительно - профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки; при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;
· по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством организации об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением конфиденциальными сведениями;
· заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией; в случае согласия - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны, в частности сообщенных ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
· беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника кадровой службы с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности организации и другими аналогичными материалами;
· составление проекта трудового договора (контракта), содержащего пункт об обязанности сотрудника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы; подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации; составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);
· заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;
· изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;
· обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
· анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа (или отказ сотруднику в работе);
· оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.
· Все процедуры, включенные в технологическую цепочку приема на работу руководителей и специалистов, в полном объеме выполняются и в данной технологической цепочке. Но имеются существенные особенности по ряду процедур. Однако при подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.
Как мы видим, состав процедур приема на работу указанных выше категорий работников достаточно сложен.
Помимо документов, указанных при рассмотрении первой технологической цепочки, кандидат на должность представляет в отдел кадров ряд дополнительных персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества. Например: резюме, заявление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиографию, характеристику (или рекомендательное письмо), копии документов об образовании, степенях и званиях, представление к назначению на должность, контракт, список научных трудов и изобретений и другие документы.
Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания гражданином заявления о приеме сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.