Смекни!
smekni.com

Методика кадрового делопроизводства (стр. 1 из 15)

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

2.1.1. Понятие и структура персональных данных

2.1.2. Принадлежность персональных данных

2.1.3 . Требования к обработке персональных данных

2.1.4. Требования к передаче персональных данных.

2.1.5. Права работника

2.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

2.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

2.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

2.2.2. Плановая кадровая документация

2.2.3. Организационно-правовая документация

2.2.4. Персональная документация

2.2.5. Договорная документация

2.2.6. Распорядительная документация

2.2.7. Унифицированные формы приказов по личному составу

2.2.8. Учетная документация

2.2.9. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

2.2.10.Отчетная и отчетно-справочная документация

2.3. ИСТОЧНИКИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

2.3.1. Процесс подбора персонала

2.3.2. Методы активного подбора персонала

2.4. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН НА РАБОТУ

2.4.1. Технологическая цепочка приема граждан на работу

2.4.2. Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников

2.4.3. Технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией

2.4.4. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

2.4.5. Контроль достоверности персональных документов

2.4.6. Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу

2.4.6.1. Резюме

2.4.6.2.Личный листок по учету кадров

2.4.6.3.Автобиография и справка

2.4.6.4.Рекомендательное письмо и характеристика

2.4.6.5. Представление к назначению на должность

2.4.7. Процесс изучения кандидатов на должность

2.4.7.1. Собеседование с кандидатами на должность

2.4.7.2.Опрос третьих лиц

2.4.7.3.Порядок принятия решения о приеме на работу

2.4.8.Заключение трудового договора

2.4.9. Издание приказа о приеме на работу

2.5. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

2.5.1. Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу

2.5.2. Документирование инициативы о переводе на другую работу

2.5.3. Документирование решения о переводе на другую работу

2.6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА

2.6.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

2.6.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

2.6.3. Составление приказа об увольнении работника

2.6.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с про­гнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, ор­ганизацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

2.1.1. Понятие и структура персональных данных.

Персонал - личный состав или совокупность работников (тру­довой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персо­нал, обслуживающий персонал и т.д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, пер­сонал отдела и т.п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудо­вые отношения с данной организацией. Термин стал широко использоваться в России с на­чала 1990-х гг. как синоним личного состава, кадров, трудового коллектива.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социаль­ном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату тру­довой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллектив­ным договором, соглашениями, трудовым договором.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жи­тельства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родст­венников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание тру­дового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует на­помнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых право­отношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий - при обретении граж­данином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются. Например, в кадровой службе организа­ции они содержатся в:

• документации, связанной с подбором персонала;

• документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений граж­данина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

• документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с канди­датами на должность;

• коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаи­моотношения сторон;

• подлинниках и копиях приказов по личному составу;

• документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

• делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации ра­боты службы;

• делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

• делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

• справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу - карто­теках, журналах, базах данных и др.;

• подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

• копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т. е. инфор­мации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соот­ветствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

2.1.2. Принадлежность персональных данных

Исходя из определения персональных данных можно выяснить, кто же является их собст­венником, держателем и пользователем.

Собственник любых информационных ресурсов, в том числе персональных данных, -это субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряже­ния этими ресурсами. В трудовых правоотношениях субъектом, т. е. собственником персо­нальных данных, может быть любой гражданин, к личности которого относятся персональ­ные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответ­ствующие отношения с работодателем. Представлять интересы работника могут специаль­но уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель профсоюзного органа) или в установленных законом случаях попечитель, наследник и иные лица.

Субъектперсональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных. В связи с этим у субъекта персональных данных возникают серьезные основания на получение от работодателя гарантии использования персональных данных работника только в связи с условиями предполагаемого или заключенного трудового договора. Отсюда следует обязанность работодателя обеспечить эту гарантию соответст­вующими организационными и технологическими мерами, защитить полученные данные от несанкционированного доступа и противоправного использования.

Работодатель, т. е. физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступив­ший в трудовые отношения с работником и получивший персональные данные работника, выступает в роли держателя этих данных.