Содержание
Введение…………………………………………………………………………..5
Глава 1. Роль документации в управлении организации
1.1 Понятие документа его виды и формы. Классификация документов ..7
1.2 Роль документации в технологии процесса управления……………...11
Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации.
2.1. Общая характеристика АО «ЖБИ»……………………………………16
2.2. Анализ службы ДОУ в АО «ЖБИ»……………………………………19
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документации в управлении организации
3.1 Использование современных технологий в системе управлении документации организации………………………………………..………..23
3.2 Основные направления совершенствования кадровых документов...26
Заключение……………………………………………………………..…….…32
Литература………………………………………………………………………34
Введение
Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Документация в управлении организации- актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.
Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
Þ Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
Þ Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
Þ В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;
Þ В-четвёртых, механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.
Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.
В данной курсовой работе рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией.
Структурно курсовая работа разбита на три главы. В первой из них рассматриваются основные понятия и терминология вопроса, правила оформления документов на основе имеющейся нормативно-методологической базы. Вторая глава посвящена основам организации службы документационного управления и рациональной работы с документами на предприятии (учреждении). В третьей главе представлены рекомендации к процедуре усовершенствования движения документов в организациях и внедрении в этот процесс информационных технологий и сделаны выводы по всей теме курсовой работы.
Глава 1. Роль документации в управлении организации
1.1 Понятие документа его виды и формы. Классификация документов.
Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентирована стандартами одним из которых является Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г.
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).
Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.
Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.
Официальный документ – это документ, имеющий права на исполнение в организации созданный юридическим или физическим лицом оформленный и удостоверяющий в установленном порядке.
Важнейшим внутренним признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут, подвергается административным вопросам, материально – техническому снабжению, планированию, оперативной деятельности, бухгалтерскому учету, подготовки и расстановки кадров.
Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:
· юридическая сила;
· оригинальность;
· подлинность.
Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными:
1. по месту составления: внутренние, внешние;
2. по содержанию: простые, сложные;
3. по форме: индивидуальные – когда содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;
трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;
типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все типовые, трафаретные документы печатаются трафаретным способом;
4. по срокам исполнения: срочные, несрочные;
5. по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными.
6. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;
7. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.
В соответствии с основными требованиями к составлению документа, он должен быть содержательным, понятным и правильно оформленным. Требование к оформлению приведены в ГОСТЕ от 98 г и в изменениях к нему постановлением ГОС стандарта Р.Ф от 2000 г. В стандарте приведены требования и правила оформления документов.
Документы изготавливаются на бланках, установлены два основных формата бланков документа А4 и А3 ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке так и без него должен иметь поля.
Бланки допускаются изготавливать типографическим способом или воспроизводить с помощью средств, но исключения составляют бланки организаций, с изображением Гос. герба или гербов субъектов Р.Ф. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. общий бланк;
2. бланк конкретного вида документа;
Текст – это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:
а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и как результат труда.
Классификация документов, характеризующих движение кадров