1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению
2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.
5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.
(подпись)
| Приложение 11 |
| ЗАО «СК«Дружба» Должностная инструкция секретаря Генерального директора «___»__________200_ г. Москва | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ______________И.О.Ф. «_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.