Пенсионный Фонд Российской Федерации 8

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современный этап развития Управления ПФР – это переход к еще более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работы. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Управления ПФР, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания Управления ПФР, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной организации.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности работы необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом данного исследования является территориальное Управление пенсионного фонда России.

Предметом исследования является документирование деятельности территориального Управления пенсионного фонда России.

Целью курсовой работы является анализ организации деятельности, изучение современного нормативно-методического регулирования документирования Управления ПФР. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы документирования, необходимы для профессиональной работы персонала Управления ПФР.

В соответствии с целью поставлены следующие задачи:

изучить организацию деятельности Управления ПФР;

выявить системы документации организации;

рассмотреть нормативно-методические документы, регламентирующие создание и оформление документов.

Методы. При написании курсовой работы были использованы следующие методы - это сравнение полученной информации из одного источника с другой имеющейся литературой по данному вопросу; анализ нормативно-правовой базы для выявления необходимой информации.

Степень изученности проблемы. В ходе работы по данной теме был использован широкий спектр учебной литературы состоящей из работ ведущих специалистов по документоведению, методических пособий по данной теме и популярных статей периодических изданий. В «Настольной книге делопроизводителя»1 И.Ю. Байкова кратко описаны основные нормативные акты, регламентирующие работу с документами, и подробно изложены стандарты, действующие в сфере ДОУ. «Секретарское дело»2 рассматривается общая характеристика нормативно-методических документов, регламентирующих создание и оформление документов.

Практическая значимость состоит в том, что она позволит студентам, их преподавателям, работникам структурных государственных и негосударственных учреждений более подробно ознакомиться с организацией деятельности и нормативно-методическими документами Управления ПФР.

Структура курсовой работы. Данная курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения и библиографического списка.

1 Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2009. – 352 с.

2 Секретарское дело: учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под.ред. И.К. Корнеева. – М., 2007. – 608 с.

3. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ СОЗДАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Положением о Пенсионном фонде Российской Федерации, утверждённым постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 27 декабря 1991г. № 2122-11, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекцией ПФР и Отделения, а также положением о ГУ-Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Вейделевском районе Белгородской области делевском дарственных пенсий (внесение изменений и дополнений, в которое входит в компетенцию Правления ПФР и утверждается постановлением).

При подготовке документов в Управлении одним из нормативно-методических документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»2, таким образом, все документы оформляются в соответствие с законом, а это значит, что в документах присутствуют все необходимые реквизиты.

Также при создании и оформлении документов в Управлении ПФР в Вейделевском районе пользуются Инструкцией по делопроизводству.

Положения Типовой Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренные инструкцией, обязательны для всех сотрудников структурных подразделений УПФР.

В инструкции по делопроизводству содержится примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Это такие документы как: положение, постановление, распоряжение, приказ, инструкция, указание, протокол, извещение, акт, справка, сводка, письмо и др.

Кадровая, финансовая, бухгалтерская документация (ведомости, сметы, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образуют группу документов, наименование и формы которых определяются специальными нормативными актами.

Что касается оформления таких документов как приказы и распоряжения, то они, так же как и другие документы оформляются в соответствии с законом. Проекты приказов и распоряжения готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Управления, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов согласовываются с руководителем заинтересованных структурных подразделений, начальником юридического отдела, заместителем начальника управления, курирующим вопросы, отраженные в документе. Проекты приказов согласовываются в базе «Согласование». Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания. В документе присутствуют все необходимые реквизиты в соответствии с законом. Специалисты группы по кадрам и по ведению делопроизводства контролируют правильность оформления проектов приказов, распечатывают согласованные проекты приказов из базы ОРД, передают их на подпись начальника УПФР, после подписания регистрируют в базе ОРД и передают в структурные подразделения.

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с документами, содержатся в следующих кодексах российской Федерации:

- Гражданский кодекс Российской Федерации (чести первая и вторая)1;

- Трудовой кодекс Российской Федерации2;

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях3;

- Уголовный кодекс Российской Федерации4.

Так, в соответствии со ст.13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях5 установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками:

- Федеральный закон от 15 декабря 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»6;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»7;

- Федеральный закон от 10 января 002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»8;

Вопросы, связанные с составлением и использованием номенклатуры дел, а также хранение документов, регламентируются Основными правилами работы архивов организации, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г1.

Особое место в нормативной базе занимает Государственная система документационного обеспечения управления2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»3 принят в марте 2007 г. и вступил в действие 1 июля 2007 г. Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Положения нового стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организации. Применение нового стандарта, так же как и остальных национальных стандартов, является добровольным. Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, включая электронные, создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы. Действие стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

При изучении особенностей оформления документов можно сделать вывод о том, что в Управлении Пенсионного Фонда России в Вейделевском районе, все документы оформляются в строгом соответствии с законом и никаких замечаний по их оформлению нет.

1 Постановление о вопросах Пенсионного Фонда Российской Федерации (России). – URL: http://nalog.consultant.ru/doc28167 (дата обращения: 05.05.2011).

2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - URL: http://www.kadrovik.ru/docs/gost.r.6.30-2003.htm (дата обращения: 05.05.2011).

1 Гражданский Кодекс РФ. – М., 2007. – 560 с.

2 Трудовой кодекс РФ. – М., 2007. – 240 с.

3 Кодекс РФ об административных правонарушениях. – М., 2006. – 336 с.

4 Уголовном кодексе РФ. - URL: http://www.consultant.ru/popular/ukrf/. (дата обращения: 08.05.2011)

5 Кодекс РФ об административных правонарушениях. – М., 2006. – С. 120.

6 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ( принят Гос.Думсой от 15 декабря 2004 г. № 125-ФЗ). - URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html. (дата обращения: 07.05.2011).

7 Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (принят Гос.Думой от 27.07.2006 № 149-ФЗ). - URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. (дата обращения: 07.05.2011).

8 Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» (принят Гос.Думой от 10 января 2002 г. №1-ФЗ. - URL: http://www.rg.ru/oficial/doc/federal_zak/1-fz.shtm. (дата обращения: 08.05.2011).

1 Основные правила работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). – URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1651. (дата обращения: 06.05.2011).

2 Государственная система документационного обеспечения управления (приказ Главархива от 25 мая 1988 г. №33). Доступ из справ.-правов.системы «Гарант».

3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (разработан ВНИИДАД 1 июля 2007г.). - URL: http://www.rg.ru/2005/04/29/telegraf-doc-dok.html. (дата обращения: 07.05.2011).

2. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах1.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации1. В уставе организации определяются:

- наименование организации;

- место ее нахождения;

- порядок управления деятельностью и другие сведения предусмотренные законом.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - это документ, на основании которого регламентируются трудовые отношения в организации (в соответствии с законодательством)2. Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность3.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, предусмотрено Уставом. Проект этого документа по поручению руководителя организации подготовлен отделом кадров, завизирован заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписан заместителем руководителя по персоналу и утвержден руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов1.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации2. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения. Следует подчеркнуть, что приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной (распорядительной) форме, в том числе для регламентации текущей и перспективной деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов.

Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем (помощником) и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности1. Распоряжения издаются преимущественно по отдельным вопросам повседневной деятельности предприятия (организации, учреждения) – как правило, либо носящим оперативный (неотложный) характер, либо касающимся организации исполнения соответствующих приказов.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов2.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции3.

Управленческие функции реализуются в деятельности организации через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др1.

Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей.

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения1.

В зависимости от адресата докладные запискимогут быть:

- Внутренними — направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;

- Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.

Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу1. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностному лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).

Сама объяснительная записка состоит из двух частей: 1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию) и 2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение2.

Таким образом, мы видим, что в Управлении ПФР имеется огромный объем систем документации. Поэтому, не смотря на то, что это территориальное Управление ПФР, все равно необходимо правильно составлять, оформлять и хранить документы.

1 Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под. ред. И.К. Корнеева. – М., 2007. – С. 81.

1 Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2009. – С. 212.

2 Там же. – С. 214

3 Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М., 2004.– С. 89.

1 Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) : учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под. ред. И.К. Корнеева. – М., 2007. – С. 93.

2 Делопроизводство. Конспект лекций / М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – С. 65.

1 Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2009. – С. 217.

2 Там же. – С. 219.

3 Там же. – С. 220.

1 Делопроизводство. Конспект лекций / М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – С. 67.

2 Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. – М., 2009. – С. 221.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПФР

Управление Пенсионного фонда создано с Согласия между Пенсионным фондом Российской Федерации и администрацией Белгородской области о передаче Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области полномочий по назначению и выплате государственных пенсий.

Учредитель: Пенсионный фонд Российской Федерации.

Управление входит в структуру Пенсионного фонда Российской Федерации и непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области (далее – Отделение).

Финансирование расходов на содержание Управления ПФР осуществляется Пенсионным фондом Российской Федерации через Отделение.

Деятельность Управления основывается на современных технологиях сбора, передачи, хранения и обработки пенсионной информации. Доступ к ней имеет ограниченное число лиц, так как она конфиденциальна.

Управление является юридическим лицом, имеет в оперативном управлении федеральное имущество, самостоятельный баланс, текущий и другие счета в банках, может приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде1.

Управление имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также фирменные бланки, штампы2.

Решение о ликвидации либо реорганизации (слиянии, присоединении, выделении, преобразовании) Управления принимается Правлением ПФР в соответствии с условиями и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

Имущество в случае ликвидации Управления передаётся Отделению1.

Функции управления:

- выявление, регистрацию и учёт в установленном порядке плательщиков взносов в ПФР в соответствии с действующим законодательством;

- ведение государственного банка данных по всем категориям плательщиков взносов в ПФР;

- организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учёта сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования;

- организацию работы по учёту поступления части единого социального налога (взноса) в ПФР, целевому сбору взносу в соответствии с действующим законодательством, аккумуляцию взносов, а также контроль за их своевременным и полным поступлением на государственное пенсионное страхование с учётом данных индивидуального (персонифицированного) учёта;

- привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР;

- составление и представление в Отделение в установленном порядке заявок на финансирование выплаты государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти

- целевое и рациональное использование средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти;

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых для назначения (перерасчёта) государственных пенсий;

- защиту конфиденциальной информации в соответствии с нормативными документами и указаниями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения;

- ведение справочно-кодификационной работы по законодательству;

- ведение базы данных по пенсионерам.

Вышеперечисленные функции территориального Управления ПФР не являются полными. Существует еще не мало функций, которые в своей деятельности должны выполнять работники Управления ПФР.

Руководство Управлением осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделением

Начальник Управления:

- несёт всю полноту ответственности за выполнение работ, возложенной на Управление;

- является распорядителем средств, выделяемых на выплату государственных пенсий и социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работающих на день смерти, содержание Управления, несёт ответственность за правильное исполнение этих средств;

- принимает решение о назначении (перерасчёте) государственных пенсий, об удержании из пенсий;

- является начальником гражданской обороны;

- издаёт приказы и даёт указания, обязательные для работников Управления;

- обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучения на рабочем месте;

- заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Управления;

- без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договоры в пределах компетенции, определённой Правилами ПФР, выдаёт доверенности;

- решает другие вопросы, отнесённые к его компетенции;

- назначение кадров на должности заместителей начальника Управления, главного бухгалтера, начальников отделов осуществляется начальником Управления исключительно по согласованию с Отделением.

Финансово-экономическая группа является структурным подразделениемУправления. Задачи группы:

Планирование, контроль и анализ исполнения годового бюджета и ежеквартального бюджета управления ПФ по доходам и расходам (на основе договоров, счетов оплаты, счетов фактур и др.)

Формирование полной и достоверной информации, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, обеспечение этой информации, предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности управления и выявления внутрихозяйственных ресурсов и финансовой устойчивости.

В соответствии с возложенными на нее задачами осуществляется:

- Планирование годового бюджета управления.

- Проведение аналитической работы по выполнению плановых показателей бюджета управления ПФ.

- Сбор и анализ статистической отчетности и информации по формам отчетности по пенсионному обеспечению, трудовым ресурсам, заработной плате работников.

- Проведение анализа по использованию бюджета, сметы расходов на содержание управления, финансово-хозяйственной деятельности управления.

- Разработка и представления в отделения ПФР ежеквартальных заявок на право расходования средств(лимита) для осуществления выплат государственных пенсий и пособий, финансируемых из бюджета ПФР по утвержденной форме и в установленные сроки.

- Разработка и предоставления смет расходов на содержание управления.

В настоящее время согласно штатного расписания обязанности выполнения работы делопроизводства возложены на главного специалиста по кадрам. Специалист осуществляет свою работу на основании Трудового Законодательства, Положения об управлении ПФ РФ, инструкций, указаний Правления ПФР, Единой государственной системы документационного обеспечения управления, Инструкцией по работе с письмами, заявлениями, предложениями граждан, приказов и распоряжений начальника управления, руководящих материалов и стандартов, плана работы и инструкцией. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с Управлением ПФР по Белгородской области.

Главный специалист по кадрам и делопроизводству должен знать и соблюдать:

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;

- Общие принципы служебного поведения – соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.

Основными его функциями являются:

1. организация работы по обеспечению управления кадрами требуемых профессий, подбор и рациональная расстановка кадров;

2. организация ведения делопроизводства в управлении, обеспечения своевременной обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов.

Специалист по кадрам и делопроизводству обязан:

1. Заниматься вопросами приема, увольнения, перевода работников.

2. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами начальника управления; учет личного состава по карточкам ф. Т-2; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности; заполнение и хранение трудовых книжек работников; ведение установленной документации по кадрам; представление работников к поощрениям и награждениям.

3. Принимать участие в аттестации, определять круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, создание резерва кадров на выдвижение,

4. Вести учет и оформление больничных листов работников управления, своевременно предоставлять их для оплаты в финансово-экономическую группу.

5. Оформлять на пенсию работников управления.

6. Организовывать контроль за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка.

7. Составлять ежегодно график отпусков работников управления и осуществлять контроль за его соблюдением.

8. Составлять установленную в управлении отчетность в строго установленные сроки.

9. Оформлять документы для установления надбавок к должностному окладу работникам управления за выслугу лет; подготавливать документы и принимать участие в работе комиссии по установлению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.

10. Осуществлять прием поступающей корреспонденции и передачи ее на рассмотрение руководству.

11. Производить своевременную регистрацию поступившей корреспонденции в журналах входящей корреспонденции для дальнейшей передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям.

12. Обеспечивать контроль за передачей документации руководству и исполнителям.

13. Осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и правильностью их оформления.

14. Производить печатание приказов по основной деятельности управления и передачи копий приказов исполнителям.

15. Вести табель учета рабочего времени по своему структурному подразделению.

16. Формирует документы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.

17. Обеспечивает упаковку и отправку обычной, заказной, заказной с уведомлением, курьерской, электронной почтовой корреспонденции по адресатам; отправку пенсионных дел за пределы района, города, России.

18. Осуществляет отправку исходящей документации, проверку правильности оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.

19. Обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции в журналах учета исходящей корреспонденции.

20.Обеспечивает получение корреспонденции с отделения почтовой связи, следит за сроками получения их с почтового отделения, а также получения их в надлежащем виде.

Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей, предоставляется право:

Вносить предложения начальнику управления и заместителю начальника управления по совершенствованию своей работы и работы управления.

Не принимать к исполнению неправильно и незаконно оформленные документы.

Специалист несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.

Отдел персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами является структурным подразделением Управления. Суть персонифицированного учета (ПУ): на каждое лицо в Пенсионном фонде (ПФР) открывается индивидуальный лицевой счет застрахованного лица. Каждый работодатель регулярно представляет в Пенсионный фонд сведения о стаже, заработке и начисленных страховых взносах каждого застрахованного лица. Эти сведения накапливаются на лицевом счете и в дальнейшем по этим данным назначается пенсия.

Основные цели Персонифицированного учета:

- назначение пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица - сейчас заполненную трудовую книжку и справки о заработке можно купить, можно подделать, индивидуальные сведения подделать намного труднее, если вообще возможно, учитывая регулярные проверки;

- развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР, то есть чем больше зарплата, тем больше страховые взносы и тем больше в будущем пенсия. Скрывать зарплату становится стратегически невыгодно;

- учет и планирование расходов на выплату пенсий и др. макроэкономических показателей1.

Таким образом, территориальное Управление ПФР является крупной организацией, со своей структурой, целями, функциями.

1 Положения об Управлении пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 16 мая 2007 г. №108п). – Вейделевка, 2007, - С. 1.

2 Инструкция по делопроизводству в УПФР в Вейделевском районе Белгородской области (утверждена начальником УПФР в Вейделевском район Белгородской области 26 апреля 2010 г.). – Вейделевка, 2010, - С. 23.