6.Принципы разработки и критерии выбора АСУД
Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД. Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других. Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам. Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media". Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие. Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства". Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления. Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
7.Требования к системе управления документации
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
8.Организационное и кадровое обеспечение
Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.
9.Роль госархива
Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий Росархива по координации научно-исследовательских работ в области ДОУ, а также иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной документации; соблюдению действующих нормативов; обеспечению своевременной передачи документов постоянного срока хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях и предприятиях своей системы.
10.Заключение
Разработанная система делопроизводства в фирме, на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.
На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:
· обеспечение юридической силы документа;
· организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
· рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.
Список литературы:
1.Андреева В.И ., Делопроизводство- М., 2001
2.Булатов А.Т. Документоведение. Учебное пособие - М., Инфра- М. 2005
3.Кирсанова И.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие
3-е издание – М.,2003
4.Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство. Справочное пособие – М.,2001
5.Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.
Учебное пособие.- М.:ИКЦ «МарТ» 2004
6.Рогожин А.Р. Документационное обеспечение.- М., «Книга Сервис»,2002
7.Рыбаков А.Е. Документоведение. Конспект лекций.- М.,2004