Кроме того, системы электронного документооборота должны иметь такие «стандартные» функциональные характеристики, как ведение статистики обработки документов и обращений, быстрый поиск в архивах, отслеживание жизненного цикла документов, включая их утилизацию. Применительно к управленческим характеристикам перечень требований к системам электронного документооборота несколько сужается, — это, прежде всего, соответствие организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдение установленных порядков отчетности, проверки, заверения и выдачи документов[22].
Для успешной автоматизации работы КубГУ необходимо выявить некоторые предпосылки, которые будут служить причиной перехода организации на электронный документооборот:
- понимание руководством университета необходимости уделять более пристальное внимание к обороту документов. Документы необходимо не только учитывать, с ними также необходимо работать: их нужно искать, согласовывать, утверждать и, в конце концов, анализировать. Естественно все это гораздо удобней делать, имея все эти документы в электронном виде;
- серьезное развитие систем автоматизации бизнес-процессов привело к появлению на рынке комплексных платформ управления документами и бизнес-процессами, которые дают возможность быстрой и дешевой настройки процессов и карточек новых документов;
- улучшение ситуации с обеспечением безопасного доступа территориальных подразделений к информационным системам центрального аппарата организации;
- развитие интеграционных технологий;
- распространение технологии ЭЦП и удостоверяющих центров.
Так как в последнее время в понятие документооборот вкладывается все больше бизнес-процессов, связанных непосредственно с основной деятельностью организации. Делопроизводство не такая интересная задача в отрыве от бизнес-процессов, позволяющих зарабатывать деньги. Поэтому интересны платформы, которые предоставляют возможность построить решение не только по классическому документообороту, но и сделать комплексное решение, автоматизировав и обеспечивающие процессы и основные[23].
Учитывая тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования.
В сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между территориально распределенными подразделениями. Правильно организованная технология работы с документами позволит сократить неоправданную бюрократию («бумажную волокиту»), сэкономить временные и трудовые ресурсы, а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между подразделениями.
В настоящее время в России действует ряд общегосударственных нормативных актов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Однако разработанные нормативные документы не регламентируют организацию документооборота в территориально-распределенных структурах организаций [24].
В территориально-распределенной организации образуется еще один документопоток, назовем его «корпоративный». К корпоративному документопотоку относятся документы, изданные в любом структурном подразделении и направленные в любое другое подразделение, но не предназначенные для направления в сторонние организации
Следующий вопрос, который возникает в процессе создания системы электронного документооборота — делать самим или использовать готовые программные продукты? Однозначного ответа на этот вопрос дать невозможно. Хорошую помощь в данном случае может оказать опыт внедрения подобных систем в других организациях. В случае если решено воспользоваться одним из коробочных продуктов возникает вопрос: что же выбрать? Современный рынок достаточно богат предложениями — необходимо только конкретно знать конечную цель, которая полностью удовлетворяла бы задачам пользователя[24].
Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (далее ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость[25].
Внедрение электронного документооборота в университете требует для всех сотрудников, участвующих в работе с документами, наличия:
- средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому программному обеспечению документооборота;
- обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников, работающих с документами;
- средств связи, адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;
- автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
- психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
- служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.
Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все сотрудники, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе органа власти. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.
Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата [26].
Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот позволяет создать в КубГУ единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.
Следует также отметить, что полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения "информационного неравенства". Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади при движении к информационному обществу.
На текущий момент в КубГУ многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.
2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота
Факультет управления и психологии – это учебно-научное подразделение Кубанского государственного университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по 10 специальностям, 4 направлениям 11 магистерским программам. Одновременно факультет проводит преподавание ряда дисциплин на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.
В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные аудитории, методические кабинеты, библиотека и компьютерные классы.
Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.
Кафедра:
- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;
- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;
- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;