- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;
- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;
- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;
- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;
- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.
Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.
Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета, является деканат.
Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.
Документами, образующими документооборот факультета являются:
1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом (Приложения А, Б).
2. Распоряжение - документ, содержащий требования к выполнению нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера (Приложение В, Г).
3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.
5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.
7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).
8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.
9. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.
10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.
11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:
- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает журналы учета академических справок, студенческих билетов, зачетных книжек, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов, сдают документы в архив и т.д.);
- кафедры (получают документы, издают их, , хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
- методическое управление (вдет журналы успеваемости, раздает ведомости на сессию, хранит личные дела студентов заочной формы обучения, составляет расписание занятий и сессий, организует учебный процесс и т.д.);
На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему.
После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных. Для каждого типа приказов в деканате заведена папка.
В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.
Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся на факультете, появляются на свет в подразделения факультета. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рисунке 2.4.Входящие | · прием и первичная обработка · предварительное рассмотрение · регистрация рассмотрение документов руководителем · доставка документов исполнителям · контроль исполнения · подшив исполненного документа в дело |
Исходящие | · составление проекта документа · изготовление документа · визирование проекта документа, его согласование · подписание документа · регистрация · отправка документа адресату |
Внутренние | · составление проекта документа и его согласование · изготовление документа · визирование проекта документа подписание регистрация · размножение и доставка документа исполнителям · контроль исполнения · подшивка исполненного документа в дело |
В течение учебного года ежемесячно заседает Совет факультета, на котором решаются и обсуждаются узловые вопросы деятельности. Заседания протоколируются, по обсуждаемым вопросам принимаются решения. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили). Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.
Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел (Приложение Д).