В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения – 06.13 и номера дела, например 06.13-01 - Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии. На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ. Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающиеся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.
За последние 5 лет по факультету прошло огромное количество различных документов. По таблице 2.2 видно, что с каждым годом их количество неизменно росло. Все эти документы, в основном, относятся к бумажному документообороту. Что касается электронного документооборота, то он находится на стадии развития.
Таблица 2.2 – Основные документы факультета за последние 5 лет (шт.)
| Наименование документа |
2004 год |
2005 год |
2006 год |
2007 год |
2008 год |
| Приказы ректора | 1114 | 1187 | 1335 | 1482 | 1493 |
| Протоколы заседаний Совета факультета | 49 | 48 | 52 | 54 | 57 |
| Приказы по студентам | 494 | 503 | 511 | 524 | 573 |
| Распоряжения | 89 | 92 | 91 | 94 | 95 |
На факультете создана электронная база данных студентов, в которой находятся данные о месте проживания, родителях, дата рождения, специальность и курс. Все документы сначала создаются на ПК, а потом распечатываются. После подписания, при необходимости, документы размножаются и передаются исполнителя.
Все подразделения связаны между собой сетью. В последнее время получили распространение электронные письма. Многие руководители и их подчиненные общаются по электронной почте. Но, несмотря на все это, о переходе на электронный документооборот еще говорить рано.
Из анализа следует, что объем документооборота факультета постоянно растет. Необходима автоматизация документооборота. Это позволит уменьшить затраты на расходные материалы, времени на согласование и ускорит передачу информации от руководителя к подчиненному. Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие документы как: приказы, служебные записки, различные отчеты.
Важной проблемой является унификация форм документов. Сборник форм документов по всем направлениям деятельности университета и факультета разрешил бы усиливающееся противоречие между затратами времени на сопровождение всех этапов работы с документами и сокращением непроизводительных затрат времени персоналом, выполняющим творческие задачи.
3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ
3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес- потоков.
От внедрения СЭД в КубГУ могут быть получены тактические и стратегические преимущества.
Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов различных видов. Они достаточно легко определяются и выражаются в численной форме (например, на основе подсчета того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов и какая полезная площадь при этом будет освобождена, сколько серверов, на которых часто хранится много копий одних и тех же документов, можно будет использовать для других целей и др.). Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
− физическое освобождение места;
− уменьшение затрат на копирование и печать;
− уменьшение расходов на доставку информации в бумажном виде;
− уменьшение затрат на ресурсы (люди и оборудование);
− общий рост производительности труда: более быстрое выполнение работ, увеличение их объема и количества, повышение качества работ с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ и др.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с оптимизацией ключевых процессов в университете. За счет этой оптимизации растет оборот или прибыль, а также повышается качество работы, обслуживания и принимаемых решений. Данные преимущества количественно измерить уже сложнее вследствие их слабой формализуемости. Сами стратегические преимущества можно разделить на 2 большие группы.
Средний уровень сложности СЭД:
- более высокая доступность информации;
- повышение качества обслуживания клиентов, скорости реагирования на их запросы;
- повышение контролируемости бизнес-процессов;
- облегчение проведения аудиторских проверок;
- повышение качества продуктов/услуг (гарантийного обслуживания).
Высокий уровень сложности СЭД:
- повышение оперативности и качества принятия решений;
- усиление степени контроля со стороны руководства;
- обеспечение соответствия работы предприятия существующему законодательству и нормативно-правовым актам;
- улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом;
- более широкий набор предлагаемых продуктов/услуг[32].
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. В университете это поможет достичь полной управляемости подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации [34].
Внедрение СУБД в КубГУ обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, так как приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной, какой и является структура университета. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников, сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и тому подобное, сократить время на передачу документов между исполнителями. Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между отделами должна передаваться в кодированном виде.
В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота[27].
Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит[30].