При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза) [35].
После получения документа канцелярией производится экспедиционная обработка, рассматривается документ на предмет адресата, регистрируется в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.
После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.
Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:
− параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;
− последовательный – последовательную;
− альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.
Согласно разработанному проекту, после выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер.
Такая организация электронного документооборота в целом позволяет КубГУ решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников организации. При такой организации электронный документооборот получится не просто частично, а полностью защищены.
К необходимым условиям создания единого документационного пространства относится объединение всех структурных подразделений единой корпоративной сетью. Современные системы электронного управления документами дают возможность организовать распределенное хранилище, обеспечивая пользователей высокопроизводительным доступом к документам как минимум своего подразделения, отделенного от центрального отделения тонкими каналами связи. Для повышения скорости доступа к остальным документам организации в системе электронного управления документами используются службы репликации и кэширования часто используемых документов. В отличие от транзакционных систем, работающих со структурированной информацией относительно небольших объемов, репликация информации системы электронного управления документами может оказаться достаточно сложной задачей. Ведь при изменении даже одной буквы в неформализованном документе его необходимо целиком реплицировать заново. Более правильным решением проблемы, скорее всего, является кэширование документов, что подразумевает сохранение запрашиваемого документа в локальном информационном пространстве и последующую его загрузку только в случае изменения.
Современные программные средства, разработанные корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют успешно решать проблемы с автоматизацией документооборота. Сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами между подразделениями организации, является абсолютно реальной задачей.
К каждой отдельно взятой организации, в которой внедряется система электронного документооборота и СУБД, применимы изложенные выше соображения – у них упорядочивается работа с документами, ускоряется обмен, улучшается контроль, делается более эффективным поиск нужных документов и т.д.
Но внедрение решения в рамках университета в целом позволяет достичь повышения эффективности работы ведомства за счет:
− повышения эффективности работы каждого подразделения в отдельности;
− ускорения обмена документами благодаря переходу на ЭД;
− возможности контроля за исполнением документов со стороны вышестоящей органов;
− создания централизованного постоянно доступного электронного архива документов;
− создания эффективной системы взаимодействия с гражданами и предприятиями [29].
Одной из задач КубГУ является периодическое получение разнообразной отчетности от филиалов. Для этой цели могут быть разработаны специализированные подсистемы, обеспечивающие автоматизированный прием документов, регистрацию их и дальнейшую передачу на обработку соответствующим автоматизированным системам ведомства.
Реализации Федеральной целевой программы “Электронная Россия (2002-2010 годы)” станет основой для формирования в России системы межведомственного электронного документооборота и повышения уровня информационного обеспечения управления в целом.
Концептуальными документами ФЦП "Электронная Россия" предусмотрена организация взаимодействия между системами электронного документооборота на базе централизованной территориально-распределенной инфраструктуры, важной составляющей которой являются Информационно-коммуникационные центры [22].
В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий высшие учебные заведения экономят бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России.
Автоматизация делопроизводства университета должна основываться на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов. При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.
Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.
Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности работы российских ВУЗов. Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в КубГУ, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных подразделений, так и системы управления университетом в целом.
Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
В КубГУ делопроизводство мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, в этом случае следует обратить внимание на систему «Синкопа», так как она хорошо зарекомендовала себя в таких случаях.
На уровне ведомства за координацию и контроль эффективности выполнения программы по внедрению информационных технологий традиционно отвечают службы информатизации[35].
В целях эффективного управления процессами информатизации Кубанского государственного университета необходимо обеспечить:
- создание эффективной организационной структуры, обеспечивающей координацию процесса информатизации университета, формирования общеуниверситетских информационных ресурсов;
- совершенствование и унификацию организационных структур, ответственных за внедрение современных информационных технологий, на уровне отдельных подразделений;
В структуре университета необходимо обеспечить усиление роли службы информатизации как проводника единой политики модернизации и повышения эффективности деятельности соответствующих ведомств на основе: