1) анализ автоматизированных систем по документационному обеспечению управления показывает, что перечисленные преимущества автоматизированных систем позволяют принимать своевременные и качественные управленческие решения, а это способствует достижению эффективных результатов в деятельности государственных высших учебных заведений. Автоматизация документооборота организации позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения работы с документами. Из этого можно сделать вывод, что эффективность осуществления высшими учебными заведениями своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации;
2) в процессе анализа нормативно-правового обеспечения документооборота определенно, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы. Нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности. Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне;
3) при проведении исследования этапов внедрения автоматизированных систем ДОУ удалось выяснить, что некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы;
4) при проведении анализа состояния автоматизации документооборота в Кубанском государственном университете удалось выяснить, что в организации внедрены автоматизированная система «Парус», «Среда модульного обучения» и СУБД на основе Microsoft Access. В 20010 году планируется ввести программу «Синкопа», которая будет полностью удовлетворять всем необходимым требованиям для эффективной работы университета. Но нельзя также забывать, что в настоящее время постоянно появляются новые технологии, которые способны улучшить работу системы в целом. Необходимо обновлять и совершенствовать автоматизированную систему новыми внедрениями и разработками. А также важно помнить, что к системам, использующимся для автоматизации документооборота высших учебных заведений, а именно Кубанского государственного университета, должны предъявляться гораздо более высокие требования, чем к тем системам, которые используются в документообороте коммерческого предприятия. Это вполне обосновано — большую часть документооборота университета представляет информация государственного значения. Учитывая тот факт, что КубГУ имеет территориально-распределенную структуру, прежде всего при построении автоматизированной системы нельзя забывать про принцип системности. А именно, между структурными элементами системы должны быть установлены такие связи, которые будут обеспечивать ее цельность и взаимодействие с другими системами. А также система должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;
5) основываясь на проведенном исследовании выявлено, что внедрение автоматизированной системы контроля успеваемости студентов на факультете управления и психологии КубГУ дает возможность работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить трудоемкость процесса контроля, в том числе за счет быстрого получения информации, автоматического создания сводной ведомости и ввода данных в бланк «Результаты сессии»;
Внедрение автоматизированной системы «Синкопа» в КубГУ обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, так как приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Практическая значимость исследования состоит в том, что его результаты, основные выводы и обобщения способствуют осознанию необходимости полной автоматизации документооборота в Кубанском государственном университете, позволяют сформировать убеждение, что российский рынок автоматизированных систем еще только формируется.
Основываясь на проведенном исследовании, выявлено, что электронный документооборот позволяет создать в высшем учебном заведении единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.
В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий высшая школа экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, совершенствует контроль учебного процесса ВУЗов.
В результате проделанной работы можно сказать, что в настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между подразделениями и организациями является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.
Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности работы звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1 Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. М. : А-Приор, 2007. 176 с.
2 Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика. М. : ЮНИТИ, 2006. 255 с.
3 Мамотов Л.Д. Документация в информационном обществе: роль и значение документа в управленческом процессе. М. : ИНФРА – М, 2005. 389 с.
4 Медведев Д.А. Послание Федеральному Собранию Российской Федерации http://news.kremlin.ru/transcripts/5979 (дата обращения 12.11.09г)
5 Федеральный закон N 1-ФЗ // Об электронной цифровой подписи. – 2002
6 Постановление Правительства РФ N 65: федеральная целевая программа // Электронная Россия 2002 - 2010 годы. 2002
7 Кузнецова Т.В., Подольская. И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. 2007. №7. С. 34-37.
8 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – М.: Госстандарт России, 2007
9 Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2008. № 9. С. 12-15.
10 Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22 октября 2004 // Об архивном деле в Российской Федерации. – 2004
11 Гайдукова Л.Н., Янковая. В.Ф. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2007. №10. С. 8-11
12 Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000г. N 2286 // Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении. – 2000
13 Корпорация ПАРУС. Описание программы. URL: http:// www.parus.ru/?page=149 (дата обращения 12.08.2009)
14 Программа «Синкопа». Описание. URL: http://www.kih.ru/index.jsp?rel =SincopaMain&Menu (дата обращения 14.08.2009)
15 Официальный сайт разработчиков программного модуля Moodle. URL: http://docs.moodle.org/ru/%D0%9E_Moodle (дата обращения 14.08.2009)
16 Федеральный закон N 24-ФЗ от 20.02.1995 // Об информации, информатизации и защите информации. – 1995 (в редакции от 10.01.2003)
17 Охотникова А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М. : ЮНИТИ, 2005. – 310 с.
18 Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 2008. №5. С. 28-33.
19 Кузнецов С.Л., Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело. 2006. №9. С. 14-17.
20 Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов // Делопроизводство. 2007. №2. С. 42-44.
21 Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 2006. №4. С. 13-15.
22 Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб. : ООО «Питер Пресс», 2006. 248 с.
23 Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство. 2006. №11. С. 18-21.
24 Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М. : ЮНИТИ, 2004. 416 с.
25 Серова Г.А., Митченко О.Ю. Применение компьютерных технологий // Секретарское дело. 2005. №2. С. 24-27.