После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.
Из всего вышесказанного следует, что эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами — одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании.
1.2 Контроль исполнения документов
Одной из важнейших функций управления документооборотом является контроль исполнения документов. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
1) постановку документов на контроль;
2) проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4) учет и обобщение результатов 5контроля исполнения документов;
5) сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
6) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
7) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
8) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
9) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
10) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.
Общая организация контроля исполнения документов предприятия возлагается на службу ДОУ, а в структурных подразделениях — на соответствующих начальников.
Основными задачами при осуществлении контроля исполнения являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение для организации;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания хода и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобной для его восприятия форме;
- выработка предложений по ускорению прохождения и исполнения документов и укреплению исполнительской дисциплины.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов. Однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов:
а) документы, контроль за исполнением которых необязателен;
б) документы, подлежащие контролю за их исполнением.
Перечень контролируемых документов утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших от других предприятий — начиная с даты их регистрации. Прочие сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия в резолюции или устном указании на разработку того или иного документа. В отдельных случаях срок исполнения документа определен в его содержании или исходя из необходимости осуществления его периодической подготовки к определенной дате (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. п.).
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и, как правило, обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых секретарем руководителю, указываются:
1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;
2) количество (процент) выполненных с опережение установленных сроков;
3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
4) задержки исполнения в рабочих долях;
5) причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок бывают:
- слишком высокая степень централизации полномочий;
- перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
- недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
- недостаточные сроки для качественного исполнения;
- нерациональная система документооборота;
- недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и другие.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения соответствующего распоряжения руководителя предприятия, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся на предприятии. Обобщенные данные о своевременности исполнения документов (в форме справки) представляются руководителю предприятия не реже одного раза в квартал.
Таким образом, система контроля исполнения документов подразумевает наличие в организации определенных звеньев: целей, методов, объектов и субъектов контроля. Система контроля работает по общим правилам. Субъекты контроля руководствуются в своей деятельности едиными принципами и подходами, в том числе в спорных ситуациях, и используют в деловых процессах методы контроля, которые подчинены достижению единой цели.
1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Теоретической основой технологии внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота являются нормативные правовые акты федерального уровня и нормативные распорядительные акты внутреннего порядка. На современном этапе перехода общества от постиндустриального к информационному нормативная база, как основа автоматизации, должна быть определена, на мой взгляд, в следующем приоритете:
1) Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" [5].
2) Федеральная целевая программа "Электронная Россия 2002 - 2010 годы" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002г. N 65) [6].
3) Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменен). В настоящее время новая редакция стандарта находится в стадии согласования.
4) Внутренняя инструкция по работе с документами.
5) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [7].
6) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [8].
7) Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота.
ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Издана она в 1990 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение[50].