28 января 2002 года постановлением Правительства РФ был утвержден окончательный проект ФЦП "Электронная Россия". Программа ориентирована на создание технологических предпосылок для развития гражданского общества за счет обеспечения прав на свободный доступ к информации, повышение эффективности функционирования реальных секторов экономики, расширение подготовки специалистов по информационным технологиям и квалифицированных пользователей, совершенствование государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий.
Выполнение ФЦП "Электронная Россия" рассчитано до 2010 года и включает широкомасштабные меры, предполагающие принятие ряда законопроектов по использованию ЭЦП и переходу к электронному документообороту, реализацию проектов по созданию единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры органов государственной власти, местного самоуправления и бюджетных организаций.
Программа должна привести к превращению нации в "электронное общество", немыслимое без широчайшего использования информационных технологий, а россиян - в "электронных граждан". В частности, предусматривается перевод в электронную форму значительных объемов документооборота, публикация в Интернете всех несекретных документов органов власти всех уровней, обеспечение большинству населения самого широкого доступа во Всемирную паутину[9].
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам [10].
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней [11].
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений «в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности» [12].
Хранение документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).
Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем – к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.
Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение[13].
В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;
2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;
3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;
4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;
д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;
е) научной документации – 15 лет;
ж) кино– и фотодокументов – 5 лет;
з) видео– и фонодокументов – 3 года.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.