Федеральное агентство по образованию РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента
и бизнес-процессов
Допустить дипломника к защите ГАК
« » декабря 2009г.
Научный руководитель – д.э.н., доцент ___________ В.Н. Дейнега
подпись
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ОРГАНИЗАЦИИ
(НА ПРИМЕРЕ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА)
Работу выполнила ______________ Вакулина Алла Ивановна
подпись Фамилия Имя Отчество
Группа 1 факультет управления и психологии
Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления
Нормоконтролер преподаватель ________ ________ Мотова Диана Борисовна
должность, учен. степень подпись Дата Ф.И.О.
Краснодар 2009
РЕФЕРАТ
Дипломная работа состоит из 109 с., 2 табл., 13 рис., 55 списка использованных источников, 6 приложений.
Основные понятия, использованные в дипломной работе: документооборот, этапы документооборота, регистрация документов, номенклатура дел, формирование дел, автоматизированные системы.
Цель дипломной работы - анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.
Объект исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.
Предмет исследования - система управления документооборотом КубГУ.
Достижение поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:
− проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;
− мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;
− выявление особенностей СУ документооборотом в КубГУ;
− исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;
− разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.
В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.
Журнал успеваемости внедрен в работу деканата (акт № __ от 20.11. 2009г.).
СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………………………….…….4
1 Система документооборота организации…………………………………...…...9
1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9
1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20
1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24
1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28
2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения ..... 34
2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34
2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39
2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50
2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57
3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ……………………………………………………………………………….66
3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66
3.2 Использование электронной подписи в работе с документами.....................75
3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81
Заключение…………………………………………………………………………94
Список использованных источников…………………………………………......98
Приложение А Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103
Приложение Б Приказ по студентам………………………………………..…...104
Приложение В Распоряжение по факультету .....………………….…………....105
Приложение Г Распоряжение по студентам…… …………………………........106
Приложение Д Номенклатура дел деканата……………………………….........107
Приложение Е Способы защиты информации .....……………………………..109
ВВЕДЕНИЕ
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].
Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.
Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].
К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].
Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.
Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.
Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.
Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.
Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет [4].
В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.
В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.
Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти» [2]. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.[27], Кузнецова С.Л.[25], Куперштейна В.И.[26], Гайдуковой Л.Н.[11] и других авторов.