Однако до настоящего времени не решен ряд вопросов, связанных с технологией формирования дел, содержащих электронные документы, обеспечением защиты электронных документов от несанкционированного доступа и уничтожения, проведения экспертизы их ценности, уничтожения электронных документов и другие.
Предстоит еще более четко регламентировать вопросы, связанные с комплектованием архивов электронными документами, их описанием, учетом, обеспечением сохранности и т.д. Существующие документы не в полной мере отвечают актуальным потребностям архивной отрасли.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,[4] содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Одновременно подготовлен проект методических рекомендаций об организации работы с электронными документами в государственных архивах.
«Основные правила работы архивов организаций»[6] содержат некоторые рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами. Однако, в связи с принятием новых правил работы государственных архивов, идет пересмотр содержания правил работы архивов организаций. Кроме этого, ВНИИДАД разработал проект методических рекомендаций архивам организаций по работе с электронными документами, который в настоящее время апробируется. Создан также проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде.
Можно сделать вывод о том, что многие актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации еще только предстоит решить, хотя многое в этой области уже сделано.
Российские архивы активно используют новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.
Технически российские государственные архивы оснащены на современном уровне. Все архивисты используют современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания баз данных различного типа, умения работать в сетях типа «интранет» и «интернет», с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.
На федеральном уровне разработан и внедрен во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учет, статистика, создание архивных справочников и т.п.).
Завершается разработка программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», предназначенных для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК «Архивный фонд». Оба этих программных продукта предоставят возможность представления открытой части информационного массива для широкого доступа в Интернете. Первый модуль планируется разместить на веб-портале «Архивы России» в следующем году. К публичной информации будут добавлены соответствующие поисковые средства.
Таким образом, архивы России работают по выполнению Плана реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденного в феврале 2010 г.
С учетом требований законодательства о доступе граждан к информации о деятельности федеральных органов власти, была проведена серьезная модернизация сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом веб-портале «Архивы России». Новая версия сайта открылась 1 января 2010 г. Здесь разместили семь форм электронных запросов граждан социально-правового характера, а также формы тематических запросов и обращений в аппарат Росархива. В результате число обращений к сайту и порталу неуклонно увеличивается. По данным на середину апреля 2010 г., ежедневно фиксируется около 70 тыс. посетителей (в год предполагается около 25 млн, т.е. на порядок больше, чем в прошлом году).
В некоторых архивах уже имеется опыт хранения электронных документов, например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске и ряде других регионов. Большая работа по оцифровыванию архивных документов Российского государственного исторического архива ведется в рамках проекта создания Библиотеки Президента в Санкт-Петербурге. Планируется создание специального федерального архива электронных документов.
Однако организация массового хранения больших массивов электронных документов для многих российских архивов является абсолютно новой задачей, решение которой уже началось посредством разработки научно-методических основ этой деятельности. Впереди предстоит большая работа по обучению архивистов навыкам работы с электронными архивными документами на основе собственного опыта, а также творческого использования международных достижений.
Заключение
В заключение следует отметить, что методология и принципы архивного хранения электронных документов только начинают складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), документоведов, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.
Список используемой литературы
1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р «О Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // Собрание законодательства Российской Федерации.– 2008.– № 20.– Ст. 2372.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.