Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей
Положением об отделе (службе) предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура), место и роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).
Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
- распорядительные документы по личному составу (по кадрам или персоналу);
- учетные документы по кадрам (персоналу).
К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о приеме, переводе и увольнении работников; предоставлении отпусков; поощрениях и взысканиях; внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и т. д.).
Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом). Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке. Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив.
К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся личная карточка; личное дело; штатно-должностная книга; алфавитная книга; алфавитные карточки; книга учета бланков трудовых книжек; книга учета движения трудовых книжек; график отпусков; книга (журнал) учета отпусков.
Кроме того, в отделе кадров (службе управления персоналом) для правильного оформления трудовых книжек работников должны быть печать отдела кадров (для заверения записей в трудовых книжках); штамп с указанием наименования предприятия (проставляется в 3-й графе раздела "Сведения о работе" трудовых книжек при приеме на работу); штамп "Выдан вкладыш".
Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список работников цеха (отдела), участка, предприятия и ведется отдельно по категориям (руководящий состав, служащие, рабочие), а в пределах категорий работающих - в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.
Табель составляется за два - три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и документов по учету личного состава, оформленных должным образом (приказов о приеме, переводе, увольнении). Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех прибывших, или путем регистрации только неявок и опозданий.
Вопрос 29. Работа с посетителями в кадровой службе
Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей.
Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники фирмы.
Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников фирмы и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры работников фирмы, знакомиться с работниками, их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.
Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.
Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.
При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки 1-2, а не пропуска, т.к. работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник фирмы расписывается в журнале учета выдачи справок.
Ответы на правомерные письменные запросы других фирм, учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя фирмы и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.
В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации, фирмы. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т. п.
В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками фирмы, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.
Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании фирмы не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной фирмы.
Следовательно, порядок функционирования кадровой службы должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.
Вопрос 30. Подбор персонала для работы в кадровой службе (Чуть- чуть не то)
Профессионалов в сфере HR никто так не сможет профессионально оценить, как консультанты по подбору персонала кадровых центров. Определить уровень HR-специалиста, его возможности, ценность его опыта для компании с конкретными кадровыми задачами способен лишь сотрудник, подбиравший персонал для многих предприятий и хорошо знающий специфику сферы управления персоналом.
Консультанты ИнКаЦентра ведут специализированную базу данных HR-специалистов, которая включает следующие должности:
директор по персоналу;
менеджер по персоналу;
руководитель отдела по подбору персонала;
менеджер по подбору персонала;
тренинг-менеджер;
начальник отдела кадров;
инспектор по кадрам.
Отобранных по базе специалистов консультанты приглашают на собеседование, где проверяют их профессиональный опыт, навыки по управлению персоналом, определяют их уровень подготовки, выясняют масштабы компаний, где работал кандидат, и действительный перечень функций и задач, которые выполнял и решал кандидат на предыдущих местах работы.
Консультанты тщательно проверяют рекомендации и отзывы на кандидатов с предыдущих мест работы.
В результате сопоставление этих данных делается заключение, насколько кандидат подходит для работы в конкретной компании. Получившие положительную оценку кандидаты направляются на собеседование в компанию.
Стоимость подбора персонала в сфере HR
Стоимость подбора HR-специалистов варьируется от 13 до 15% годового дохода кандидата, обычно она составляет:
13% от годового дохода кандидата – при подборе специалистов (менеджеров по персоналу; менеджеров по подбору персонала; тренинг-менеджеров, инспекторов по кадрам);
15% от годового дохода кандидата – при подборе менеджеров среднего звена (директоров по персоналу, руководителей отдела по подбору персонала; начальников отдела кадров).
Работу с компанией при подборе HR-специалиста можно разделить на следующие этапы:
предварительное общение клиента с профильным консультантом по телефону по поводу условий сотрудничества (предварительно клиент, как правило, отправляет краткую заявку по e-mail);
выезд консультанта в компанию, подписание договора и анкеты-заявки, знакомство консультанта с условиями работы будущего сотрудника;
поиск и отбор кандидатов: проведение собеседований в кадровом центре, направление резюме лучших кандидатов работодателю;
приглашение одобренных работодателем кандидатов в компанию, участие консультанта на первом собеседовании;
окончательный выбор кандидата компанией, оплата услуг в течение 5 банковских дней после выхода кандидата на работу;
контроль прохождения кандидатом испытательного срока в компании, в случае увольнения кандидата в течение этого срока (3 месяца – для специалистов, 6 месяцев – для менеджеров среднего звена) произведение кадровым центром бесплатной замены специалиста.