9. Отчётная и отчётно-справочная документация
Комплекс отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определённый период времени.
Отчётная документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и тд.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).
В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованная, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.
Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей - персональных данных.
Вопрос 10. Документирование приема граждан на работу
Прием на работу граждан предполагает следующие процедуры:
Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:
- анкета
- личное заявление о приеме на работу
- трудовая книжка и контракты
- рекомендательные письма и характеристики
- копия документа об образовании
- фотография работника и другое.
В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.
После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы:
1. Приказ-распоряжение о приеме на работу
2. Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело)
3. Должностная инструкция
4. Инструкция по технике безопасности
5. Акт приемки-передачи рабочего места
6. Договор о полной материальной ответственности
7. Постановка на воинский учет
8. Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.
Вопрос 11. Документирование приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и других категорий работников
Научно-педагогические работники должны предоставлять документы, характеризующие научно-пед. деят-ть: список научных трудов, список монографий, публикации, учебники, книги и другое.
Особенности по процедуре приема:
1. Получение отделом кадров от гражданина лично или по почте резюме
2. Изучение резюме руководителем подразделения. Вызов для беседы. В этом случае объявление об отказе остальным не делается.
3. Информирование кандидата об его будущих обязанностях, о правилах внутреннего трудового распорядка, об оплате труда.
4. Беседа руководства организации с кандидатом.
5. Заполнение кандидатами заявления и предоставление в отдел кадров
6. Предварительное собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по представленным документам
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств.
8. При необходимости тестирование, анкетирование и другие методы отбора.
9. По собранным материалам принятие решения руководителем
10. Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, ознакомление с должностной инструкцией, инструктаж по безопасности. При согласии кандидата заполнение типовой формы трудового договора.
11. Обсуждение сторонами содержания трудового договора, при необходимости внесение изменений, дополнений.
12.Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.
13. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа
14. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)
15. Заведение личного дела на вновь принятого работника
Заполнение личной карточки и других учетных форм.
16. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы
Внесение записи в трудовую книжку.
Вопрос 12. Документирование приема на работу лиц, функциональные обязанности которых связаны с владением конфиденциальной информацией
При приеме на работу данной категории лиц включаются дополнительно следующие процедуры. Подбор предполагает такую кандидатуру для приема на работу или перевода.
Вопрос 13. Состав документов, необходимых для приема на работу
Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:
- личное заявление о приеме на работу или переводе на другую должность
- личный листок по учету кадров
- автобиография
- трудовая книжка и контракты
- рекомендательные письма и характеристики
- копия документа об образовании
- фотография работника и другое.
Все записи, сделанные в листке по учету кадров, автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные данные, на кот. настаивает гражданин, дополняются записью «со слов гражданина…». Исправления в документах не допускаются. Кипи дипломов, грамот , свидетельств и др. сверяются либо сотрудником ОК, либо сверяются и заверяются, нотариальное заверение не требуется. Запрещается делать копии с копий документов.
Паспорт, военный билет, дипломы и т.д. после работы с ними немедленно возвращаются гражданину. Работать с этими документами в отсутствии владельца запрещается. Единственный документ, кот. остается в отделе кадров – это трудовая книжка.