Личный листок по учету кадров: в нем собрана большая часть сведений о кандидате, обычно это типовая анкетная форма (фотография, 19 основных показателей: ФИО, год рождения, место рождения, должность…). Все пункты личного листка д/б заполнены четко, без сокращений и подчеркиваний, не допуск-ся почерк.
Автобиография – анкетный документ. Пишется в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. Д/б указана ВИО, причины изменения ФИО, год и место рождения, соц. положение, образование, какие уч. заведения заканчивал, трудовая деятельность в прямом хронологическом порядке, должность, место работы., служба в армии, поощрения, награды, судимость… Пишется в повествовательной форме, подписывается и датируется. Допускаются бланки автобиографии.
В ОК на основании личного листка по учету кадров и автобиографии может быть составлена биографическая справка или справка-объективка.
Характеристика является официальным документом. Обычно заполняется по запросам, составляется руководителем подразделения, в кот. трудиться работник. Подписывается первым руководителем орг-ции или полномочным заместителем или председателем профсоюза. Хар-ка отражает мнения этих лиц о работнике. Подписи заверяются гербовой печатью орг-ции. Выполняется на общем бланке и датируется. В характеристике учит-ся анкетные данные, должность, время работы в орг-ции, продвижение по службе, отношение к работе, рост проф. Уровня, наличие наград, деловые, моральные качества, черты характера. Текст от 3его лица. В конце указ-ся целевое назначение характеристики.
В РФ согласно Трудовому кодексу работодатель вправе требовать от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.
После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы: Приказ-распоряжение о приеме на работу, Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело), Должностная инструкция, Инструкция по технике безопасности, Акт приемки-передачи рабочего места, Договор о полной материальной ответственности, Постановка на воинский учет, Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.
Вопрос 14. Контроль достоверности персональных документов
1. Устанавливается общие принципы, которые должны соблюдаться работодателем или его представителем при обработке персональных данных.
Определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
Работодатель вправе подвергать обработке персональные данные работников с целью формирования кадрового резерва.
2. Статья закрепляет, что все персональные данные должны быть получены у самого работника. Так, лицо, претендующее на должность судьи, согласно ст. 5 Закона о статусе судей, вправе обратиться в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о рекомендации его на вакантную должность судьи.
Помимо указанного заявления в квалификационную коллегию судей представляются:
- подлинник документа, удостоверяющего личность претендента как гражданина Российской Федерации, или его копия;
- анкета, содержащая биографические сведения о претенденте;
- подлинник документа, подтверждающего юридическое образование претендента, или его заверенная копия;
- подлинники трудовой книжки, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность претендента, или их копии;
- документ об отсутствии у претендента заболеваний, препятствующих назначению на должность судьи;
- сведения о результатах сдачи квалификационного экзамена.
Квалификационная коллегия судей организует проверку достоверности документов и сведений, указанных в п. 6 настоящей статьи. При этом квалификационная коллегия судей вправе обратиться с требованием о проверке достоверности представленных ей документов и сведений в соответствующие органы, которые обязаны сообщить о результатах проверки в установленный коллегией срок, но не позднее чем через 2 месяца со дня поступления указанного требования.
3. По общему правилу работодателю запрещено получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных, иных убеждениях и частной жизни работника.
Данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и обработаны работодателем только с его письменного согласия.
4. При приеме на работу, заключении трудового договора, заполнении анкетных данных работодатель не вправе получать и обобщать информацию о религиозных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, профсоюзной организации.
5. Принятие работодателем решений с учетом персональных данных работника не может быть основано только на использовании информации, полученной при их автоматизированной обработке или посредством электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.
6. Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. На работодателя возлагается обязанность обеспечить их защиту от неправомерного использования или утраты.
7. На работодателя возлагается обязанность знакомить работников и их представителей с документами организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами), определяющими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности.
8. В целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.
9. Кроме мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители вырабатывают совместные меры защиты персональных данных работников, которые получают отражение в локальных нормативных актах организации (например, недопустимость хранения определенной информации о работниках на компьютерах, к которым имеется свободный доступ).
Вопрос 15. Документирование перевода сотрудников на другую работу
Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется.
При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.
Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.
Вопрос 16. Документирование процедуры поощрения работника
Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие меры поощрения, которые применяет работодатель для поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, которые могут быть поделены на меры морального и материального характера: меры морального поощрения, объявление благодарности; награждение почетной грамотой; представление к званию «Лучший по профессии»; меры материального поощрения; выдача премии; награждение ценным подарком.
Коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды поощрений (дополнительные оплачиваемые отпуска, компенсация затрат на ежегодный отдых, персональные надбавки, беспроцентные ссуды на приобретение жилого помещения).
Порядок применения мер поощрения за труд.
Правовой статус работодателя согласно ТК РФ включает право применения мер поощрения. Процедура применения мер поощрения трудовым законодательством определена частично, а значит, во многом определяется работодателем.
На практике поощрение объявляется в приказе или распоряжении, доводится до сведения работника и трудового коллектива и заносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
В оформляемом приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Форма приказа (распоряжения) о поощрении работника утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (унифицированная формаТ-11)
Основанием издания приказа (распоряжения) о поощрении является представление, внесенное на рассмотрение руководителю организации непосредственным руководителем работника или кадровой службой организации. Поскольку процедура представления к поощрению законодательно не урегулирована, в каждой организации используется своя.
Сведения о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя.