Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Рекомендуется организациям включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.
В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Но в соответствии с Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Основными задачами архива организации являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве
- учет и обеспечение сохранности документов
- создание научно-справочного аппарата к документам архива
- использование хранящихся в архиве документов
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива
- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения
- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами РФ, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления
На практике документация по личному составу хранится вместе с другими документами. Рекомендуется отделить данную документацию от другой. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.
Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
- формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве
- оформление дел в соответствии с установленным порядком
- экспертиза ценности документов и дел
- описание дел, передаваемых в архив организации
- передача документов в архив организации
Вопрос 28. Размещение и организация работы кадровой службы
Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации, видов его деятельности и штатной численности работников.
Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае этот начальник всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии.
Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.
Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- положения об отделах и службах предприятия и другие документы.
Правилами внутреннего трудового распорядка (или положения о персонале) является внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы (режим рабочего дня, например, с 8-00 до 17-00, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 и т. п.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировки, предоставления отпусков и т. д.
Для правильной организации работы каждому предприятию необходимо разработать свои правила внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом на общем собрании. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).
В соответствии с уставом предприятия, исходя из целей и предмета его деятельности, владельцем предприятия устанавливается (определяется) его структура и штатная численность, оформляемые специальным документом, на основании которого составляется штатное расписание предприятия, предусматривающее его должностной и численный состав.
Штатным расписанием является документ, определяющий состав работников предприятия с указанием их должностей и должностных окладов.
Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.
Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.
Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).
Для регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия отделом кадров или руководителями структурных подразделений разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.