Вопрос 1 Понятие персональных данных
Вопрос 2 Структура персональных данных
Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
В состав персональных данных работника входят:
- анкетные и биографические данные;
- образование;
- сведения о трудовом и общем стаже;
- сведения о составе семьи;
- паспортные данные;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате сотрудника;
- сведения о социальных льготах;
- специальность,
- занимаемая должность;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- место работы или учебы членов семьи и родственников;
- характер взаимоотношений в семье;
- содержание трудового договора;
- состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
- копии отчетов, направляемые в органы статистики.
Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
Вопрос 3. Нормативная и нормативно-справочная документация
В основе информационно-документационной системы лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.
Основным законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «О информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине ()на ж/д транспорте, в пароходстве и др.).
Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:
§ законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
§ плановую документацию;
§ организационно-правовую документацию;
§ персональную документацию;
§ договорную документацию;
§ распорядительную документацию;
§ учётную кадровую документацию;
§ документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда;
§ отчётную и отчётно-справочную документацию;
Нормативная и нормативно-справочная документация
Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например, Инструкция о порядке ведении трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих гос. организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).
Вопрос 4. Плановая кадровая документация
Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:
- сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
- выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствование технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
- прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
- проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
- определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
- расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
- расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям;
- расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
- разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
- согласование, подписание и утверждение программ и планов;
- детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
- текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.
Программа – это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например, Программа социального развития коллектива работников организации на 2002-2015 гг.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.
К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.
Структура и штатная численность организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.
Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.
Вопрос 5. Организационно-правовая документация
Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.