Хозяйственный механизм предприятия должен быть приспособлен к нуждам оперативного управления подразделениями и внутри них.
В процессе сбора, обработки и транспортирования первичных данных проявляется принципа преемственности и многократного использования, что упрощает систему учета и делает ее эффективной (меньше затрат – больше значимости в решении поставленной менеджером перед бухгалтером – аналитиком цели).
При оперативном управлении информация управленческого учета подкрепляется и иногда дополняется бухгалтерскими данными. В свою очередь данные финансового учета детализируются, дополняются информацией, поступающей от управленческого учета. Иногда его называют принципом комплексности. Сущность принципа заключается в разовой фиксации данных в первичных документах или производственных расчетах и многократно их использования при всех видах управленческой деятельности без повторной фиксации, регистрации и расчетов.
Данный принцип позволяет создать на предприятии рациональную и экономическую систему учета сообразно его размерам и масштабам производственной деятельности. Его реализация означает, что из минимального количества данных получают максимально необходимое для управленческих решений количество информации. Тогда управленческий учет выполняет свои функции.
Управленческий учет обладает способностью так формировать показатели внутренней отчетности по данным первичного учета, что они становятся системой коммуникаций внутри предприятия. На нулевом уровне возникает учетная информация в первичных документах, отчетах основных и вспомогательных цехов; на первом уровне группируется информация в сводных документах отдела снабжения, внешней кооперации, производственных подразделений, сбытового и финансового отдела, бухгалтерии, складского хозяйства; на последующих уровнях производится объединение и формирование отчетной сводной документации в функциональных отделах заводоуправления (главного конструктора, главного технолога, главного механика, отдела кадров, производственного и т.п.).
На самом верхнем уровне управления происходит обобщение информации, поступившей из структурных подразделений, и преобразование ее в результирующую отчетную документацию отделам - производственно-диспетчерским, планово-экономическим и бухгалтерией. Содержание отчетов зависит от их целевого назначения или должности руководителя, для которого они предназначены. Бухгалтеры – аналитики составляют: отчеты по анализу себестоимости в целях определения себестоимости продукции; сметы для планирования будущих расходов; текущие оперативные отчеты производственных подразделений для оценки результатов работы; отчеты о затратах на производство для принятия оперативных решений; а также проводят анализ смет капитальных вложений для долгосрочного планирования или прогнозирования.
Принцип полноты и аналитичности информации заключается в том, что показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном для анализа виде, не требовать дополнительной аналитичной обработки, не предусматривать обратных (от низших до высших уровней управления) процедур. Нарушение этого принципа приводит к удорожанию системы и потере оперативности управления.
Принцип периодичности отражает производственный и коммерческий циклы предприятия. Информация для руководителей необходима тогда, когда это целесообразно – ни раньше, ни позже. Сокращение времени можно значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учетом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации.
Особую значимость представляет принцип бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельности. Он используется на крупных предприятиях как инструмент планирования, контроля и регулирования. Бюджетный цикл состоит из процедур планирования всех сфер деятельности, подразделений; суммирования проектных решений всего коллектива; расчета проекта бюджета; расчетов вариантов плана и внесения коррективов; окончательного планирования и учета изменяющихся условий и отклонений от запланированного.
Сметами (бюджетом) охватывают производство, реализацию, распределение и финансирование. В сметах находят отражение затраты на производство всего предприятия и его подразделений, доходы от видов деятельности, подразделений, предприятий в целом, прибыль.
Место и роль управленческого учета в системе управления предприятием можно проследить на примере работы Санкт – Петербургского обувного ЗАО «Лен-Вест». Первоначально деятельность этого предприятия, не отличалась особой эффективностью: поступления от реализации продукции едва покрывали затраты. Предприятие оказалось на грани закрытия, так как инвесторы не хотели более вкладывать свои капитаны в развитие данного предприятия. А средства эти были значительными: производство развивалось практически заново на базе новых автоматических линий, закупленных за рубежом. Российская сторона предоставила лишь производственные площади одного из старых российских обувных предприятий, снабженных всеми интересными коммуникациями (энергоснабжение, водопровод, газоснабжение). Однако, в связи с ветхостью инженерных сетей, их также пришлось модернизировать и реконструировать, что потребовало дополнительных расходов.
Все затраты на производство обуви, включая как прямые, так и косвенные, вошли в состав цены выпускаемого продукта. Изготовленная обувь оказалась чрезвычайно дорогой. В таких ценах Запад ее не принял. Российский же покупатель хотел ее приобрести, но в силу ограниченной платежеспособности не мог покупать в количестве, необходимом для развития предприятия.
Исправить сложившуюся ситуацию удалось с помощью управленческого учета. Была собрана информация о затратах на производство отдельных видов обуви по всей технологической цепочке, по всем структурным подразделениям, службам и отделам предприятия.
В ходе анализа собранной информации выявились слабые стороны внутрифирменной системы управления и ее менеджмента. Была сокращена и усилена служба управления производством, пересмотрен порядок составления сметы расходов и плановых калькуляций. Новая команда менеджеров заменила ранее действующую затратную методику ценообразования.
Суть затратного метода ценообразования состоит в том, что основная часть цены (себестоимость единицы продукции + прибыль) – калькуляция рассчитывается по фактическим (с небольшой корректировкой) затратам, которые, как известно, включают в себя как положительные, так и отрицательные ситуации при расчете отдельных ее статей. Например, величина затрат на основные материалы (кожа и др.) зависит от метода их раскроя (ручной, компьютерный) или вспомогательные материалы можно посчитать по факту, либо по экономически обоснованным нормативам и т.п. Затратный метод ценообразования был заменен на изготовляемую продукцию. При этом методе проводится сбор информации, учитывающей спрос (а не предложение) на конкретный вид продукции. Более того, проводится оценка того, сколько покупатель может и захочет заплатить за предлагаемый ему товар. После этого предприятие проанализировало все свои затраты и постаралось их минимизировать. То есть была установлена цена равновесная, учитывающая интересы покупателя и изготовителя.
Одновременно, была решена управленческая задача по оптимизации ассортимента выпускаемой продукции, и ежеквартально проводится оценка результатов деятельности структурных подразделений предприятия. Фирма по сей день работает эффективно.
Глава II. Функционирование системы бухгалтерского учета.
2.1. Бухгалтерская информация как информационная основа менеджмента.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
Бухгалтерский учет это система, которая осуществляет измерение, обработку и передачу финансовой информации об определенном хозяйствующем субъекте (организации, предприятии).
В предпринимательской деятельности от качества информации зависят возможности получения прибыли, принятие решений, выбор клиентов, поставщиков, возможных партнеров по развитию своего бизнеса. При этом большое значение придается полноте и достоверности информации.
Бухгалтерский учет часто называют языком бизнеса. Он широко используется для описания сделок между различными организациями (предприятиями). Терминами и понятиями бухгалтерского учета оперируют менеджеры, собственники, инвесторы, банкиры, юристы, бухгалтеры – все, кто так или иначе вовлечен в деловую жизнь.
Бухгалтерский учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения. Он измеряет хозяйственную деятельность путем регистрации данных о ней для дальнейшего использования; обрабатывает данные, сохраняя их до нужного момента, а затем перерабатывает таким образом, чтобы они стали полезной информацией; передает посредством отчетов информацию тем, кто использует ее для принятия решений.