Департамент образования
Архангельской области
ГОУ СПО Архангельский торгово-экономический техникум
| Фамилия, имя, отчество студента | |
| Шифр АБ09-141 курс 3 | отделение бух ЗО |
| Предмет Документационное | обеспечение управления |
| Работа №1 | вариант №1 |
Отметка преподавателя
| Дата проверки | Оценка |
| Подпись преподавателя | |
| подпись разборчиво |
Задание №1.
Роль информации в социально-экономических процессах. Понятие о документации. Законодательные акты, регламентирующие организацию работы с документационной информацией. Основные способы документирования.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 №149ФЗ, ст. 2).
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В настоящее время объемы информации постоянно увеличиваются. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ.
Организации работы с информацией и документами уделяется большое внимание. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представлении информации.
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Они используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, давая возможность сделать объективные выводы о результатах работы, при планировании и финансировании работ. Документы имеют важное значение в обеспечении права собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы – носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Различают следующие виды документов:
· по назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)
· по происхождению (служебные и личные документы)
· по форме (индивидуальные, типовые, трафаретные)
· по срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные)
· по месту составления (внутренние и внешние)
· по наименованию (проказы, указы, отчеты)
· по стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы)
В социальном плане любой документ полифункционален, то есть выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:
· информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)
· социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
· камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)
· культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:
· управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления)
· правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)
· функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества)
Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.
Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:
· простые средства (ручки, карандаши)
· механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)
· средства автоматизации (компьютерная техника)
В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Высшей правовой значимостью в настоящее время обладают законы Российской Федерации.
ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, то есть письменного уполномочия, выдаваемого одни лицом другому.