Структура Общественной приемной в г. Семёнов
Депутат (А.Е. Хинштейн, Р.В. Антонов)→Местное отделение (Нижегородская обл. г. Семёнов, глава администрации района Носков Н.Ф.) → Помощник, руководитель общественной приёмной (Корнилова И.В.) → Должностное лицо, организация (получатель письменного обращения на бланке депутата, связанного непосредственно с его компетенцией).
2.2.2.Определение категоричности объекта изучения в зависимости от объема документооборота.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объёма документооборота, а также от технологии работы с документами.
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объёма документооборота подразделяются на четыре категории:
1. Учреждения с объемом документооборота свыше 100 тыс. документов в год. Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и её структуры и использования автоматизированных систем
2. Учреждения с объемом документооборота от 25 до 100 тыс. документов в год. Создается подразделение, включающее несколько участков работы
3. Учреждения с объемом документооборота от 10 до 25 тыс. документов в год Служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
4. Учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. в год. Обычно 1-2 секретаря руководителя организации
Так, согласно представленной выше классификации, если объём документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Общественная приёмная Государственной думы ФС РФ А.Е. Хинштейна и Р.В. Антонова относиться к 4 категории, т.е. объем документооборота в данной организации менее 10 тыс. в год.
2.2. Определение организационной формы делопроизводства на базе исследования.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело- производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.
Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
В Общественной приёмной Государственной думы ФС РФ А.Е. Хинштейна и Р.В. Антонова централизованная организационная форма делопроизводства, т.е. все технологически операции с документами находятся в ведение одного специализированного структурного подразделения.
2.3. Нормативная база по излагаемой проблеме на объекте исследования.
Основными нормативными актами, регулируемыми работу с обращениями, предложениями и жалобами граждан являются:
2.3.1. Федеральный закон о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации от 2 мая 2006 г, № 59-ФЗ.
2.3.2.Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Законодательном Собрании Нижегородской области, утвержденная распоряжением Председателя Законодательного собрания области от 19 мая 2008 года №80 (Приложение А ).
2.3.3. Перечень основных федеральных и региональных нормативных правовых актов, регулирующих отношения в жилищной сфере. (Приложение Б).
2.3.4. Нормативные акты Нижегородской области (Приложение Б).
2.3.5.Рекомендации о порядке организации работы с обращениями граждан в приёмных депутатов Законодательного собрания Нижегородской области (Приложение В ).
2.4. Виды обращения граждан на базе исследования.
Основными видами обращений граждан являются письменные и устные обращения.
2.4.1.Письменные излагаются в форме заявления, которое присылается почтовой службой либо в электронном виде. Данные обращения должны содержать наименование и адрес органа власти города или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа заявления, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, контактные телефоны, дату и личную подпись. (Приложение Г ).
2.4.2. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
В отдельных случаях ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов должностные лица дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности. (Приложение Д ).
2.5. Регистрация и контроль исполнения обращений граждан на базе исследования, их тематика.
2.5.1.Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течении трёх дней с момента поступления в Общественную приёмную. На письменном обращении гражданина проставляется регистрационный штамп отдела, где указывается дата регистрации и номер обращения. На каждое обращение гражданина оформляется регистрационная карточка.
2.5.2. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан. Основанием для постановки на контроль в отделе письменных обращений граждан могут служить:
1)содержащаяся в обращении обоснованная информация о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан;
2) содержащаяся в обращении обоснованные просьбы об оказании помощи или поддержки гражданам из социально не защищенных групп. (Приложение А - пункт 2 инструкции).
2.5.3. Тематика обращении, предложений и жалоб носит различный характер, зависящий от социально – экономического положения общества в районе. Основными проблемами является предоставления жилья по действующим программам, ухудшенная обстановка на дорогах, финансовые проблемы граждан.
2.6. Виды итоговой документации по обращениям граждан на базе исследования.
Итоговой документацией на базе практики являются, обращения граждан носящие наиболее конкретные предложения, и жалобы. Данные обращения излагаются в письменной и устной форме, что располагает заведение учётных карточек. Основными документами являются:
2.6.1. Журнал регистрации входящей корреспонденции (заявления, обращения, жалобы). (Приложение Е ).
2.6.2. Карточка личного приёма граждан (Приложение, Е).
2.6.3. Учётная карточка приёма граждан (Приложение Д ).
2.6.4. Заявления граждан, по тем или иным вопросам. (Приложение Г)
2.6.5. Письменные ответы, заявителю. (Приложение Д. Г)
2.6.7. Различные формы отчётов - Финансовые, в СМИ. В Гос. Думу. (Приложение Ж)
2.7. Сроки хранения обращений, предложений и жалоб граждан.
Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителя общественной приёмной Корнилову И.В.Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются 5-ти летним сроком хранения. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан, которое утверждается главой администрации. После 5 – ти летнего срока хранения, составляется номенклатура дел, на все документы и передаются в Региональный архив.
2.8.Текстовый анализ форм документов.
Основными документами обрабатываемыми в службе ДОУ являются письменные и устные обращения граждан на которые заводятся: учётная картонка приёма граждан (на устные обращения граждан) и карточки личного приёма граждан (на письменные обращения).
| Документ по ГОСТ Р 6.30 | Документация Общественной приёмной | Правильный вариант | Приложение | |
| Устные обращения граждан | ||||
| 1Заявление | ||||
| 1.Наименование вида документа (10 реквизит) | Приложение Д | |||
| 2. Дата документа (11 реквизит) | ||||
| 3. Адресант (15 реквизит) | Графа юридический адрес, начинается с индекса. | Необходимо начинать писать с ул, дом. город. индекс. | ||
| 4. Текст документа (20 реквизит) | Указан адрес, по которому необходимо дать ответ | Необходимо написать: «Просим дать оттает по адресу указанному выше» (15 реквизит) | ||
| 4. Подпись 22 (реквизит) | ||||
| 2.Учётная карточка приёма граждан Выполнена в соответствии с ГОСТом Р.6.302. | ||||
| 3.Письмо запрос | ||||
| 1.Наименование организации (08 реквизит) | Приложение Д | |||
| 2. Справочные данные об организации (09 реквизит) | Начинаются с индекса | Необходимо писать начиная с с ул, дом. город. индекс. | ||
| 3. Дата документа (11 реквизит) | ||||
| 4.Регистрационной номер (12 реквизит) | ||||
| 5. Текст документа (20 реквизит) | ||||
| 6. Подпись (22 реквизит) | ||||
| 7. Отметка об исполнителе (27 реквизит) | Отсутствует | Необходимо проставить в левом нижнем углу или оборотной стороне последнего листа документа и включая инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона. | ||
| 8. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело (28 реквизит) | Отсутствует | Необходимо указать: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении. слова « Вдело». номер дела, в котром будет храниться документ. | ||
| 4 письмо ответ на письмо запрос | ||||
| 1.Наименование организации (08 реквизит) | ||||
| 2. Справочные данные об организации (09 реквизит) | Начинаются с индекса | Необходимо писать начиная с с ул, дом. город. индекс. | ||
| 3. Дата документа (11 реквизит) | ||||
| 4.Регистрационной номер (12 реквизит) | ||||
| 5. Текст документа (20 реквизит) | ||||
| 6. Подпись (22 реквизит) | ||||
| 7. Отметка об исполнителе (27 реквизит) | ||||
| 8. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело (28 реквизит) | Отсутствует | Необходимо указать: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении. слова « Вдело». номер дела, в котром будет храниться документ. | ||
| 05. Ответ клиенту | ||||
| 1.Наименование организации (08 реквизит) | ||||
| 2. Справочные данные об организации (09 реквизит) | Начинаются с индекса | Необходимо писать начиная с с ул, дом. город. индекс. | ||
| 3. Дата документа (11 реквизит) | ||||
| 4.Регистрационной номер (12 реквизит) | ||||
| 5. Текст документа (20 реквизит) | ||||
| 6. Подпись (22 реквизит) | ||||
| 7. Отметка об исполнителе (27 реквизит) | Отсутствует | Необходимо проставить в левом нижнем углу или оборотной стороне последнего листа документа и включая инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона. | ||
| 8. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело (28 реквизит) | Отсутствует | Необходимо указать: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении. слова « Вдело». номер дела, в котром будет храниться документ. | ||
3 Рекомендательная часть