1. Обработка входящих и исходящих документов. В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.).
2. Работа с внутренними документами. В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление или исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контролировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу (например, документы «ДСП»).
3. Работа с договорами организации. В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведение реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирование платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.
4. Управление внешними контактами. Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.
5. Организация канала новостей и конференций. Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным вопросам, возможность подписки и отмены подписки пользователями на получение новостей.
6. Ведение справочника организации в электронном виде. Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).
7. Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации. Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.
8. Организация и планирование мероприятий. Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.
9. Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия. Оформление и согласование заявки на получение пропуска, выдача пропуска, контроль пропускной системы.
Основное применение системы- создание корпоративной сети, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов.
Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому, в дополнение к функциям «БООС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, копирование данных, возможность удаленной работы и т .д. На эту программу стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes.
Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и Lotus Notes в качестве основы своей информационной структуры, следовательно, должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место.
НЦТ Института развития Москвы предлагает электронную канцелярию «Золушка». Система «Золушка-Канцелярия» работает на платформе Lotus Notes, Oracle, MS SQLserver, а для организаций, не имеющих возможности обновить парк устаревшей техники, предлагается версия v.3.3 DOS.
Внедрение систем серии «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):
1. Служебная корреспонденция- регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, и внутренних документов;
2. Решения и распоряжения- позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;
3. Письма граждан.
Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).
Применение автоматизированных систем документооборота открывает широкие возможности для пользователей, но их основным недостатком является достаточно высокая стоимость.
К программной системе автоматизации делопроизводства и документооборота, специально ориентированной для использования в государственных учреждениях, можно отнести систему «Дело», разработанную компанией «Электронные офисные системы».
Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела.
Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию.
Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно- контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе.
В состав реквизитов РКК входят:
1. Корреспондент;
2. Краткое содержание;
3. Дата создания;
4. Регистрационный номер документа;
5. Подпись;
6. Резолюция;
7. Тематика;
8. Отметка о наличии приложений;
9. Номер дела по номенклатуре;
10. Состав документа и др.
РКК можно объединить в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках.
Обработка и хранение документов производится только с РКК. К РКК прикрепляется документ в виде файла (количество файлов на одну РКК не ограничено). Файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в локальной сети организации.
Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.
Отправка документов. В системе формируются реестры рассылки электронных документов в виде списка для каждого документа и реестры передачи бумажных документов. Открыв РКК документа, можно проверить по реестру, когда документ передан на исполнение, у кого из исполнителей находится оригинал документа, а кто получил копию. Реестр передачи бумажных документов формируется на заданную дату и выводится на печать в виде журнала, в котором предусмотрена графа для получения подписи за вручения документа. Осуществляется надпечатка конвертов. Система интегрируется с электронной почтой локальной сети организации и осуществляет рассылку электронных копий документов или электронных документов.
Справочно-аналитическая работа системы. По мере накопления информационной базы документов организации, обеспечивается поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контекстный поиск. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональной папке пользователя.
Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это дает возможность просмотра цепочки взаимосвязанных документов.
Пользователям системы можно предоставить право работы с картотеками и документами в соответствии с их служебными полномочиями.
Контроль исполнения документов в системе производится на уровне автора резолюции. Имеется возможность централизованного формирования сводок об исполнении контролируемых документов.
Программа системы «Дело» поддерживает централизованную и децентрализованную систему организации делопроизводства. На групповую работу с документами система не ориентирована.
Для организаций с небольшим документопотоком и штатом сотрудников разработчики предлагают однопользовательскую версию «Дело- Секретарь».
Однопользовательская версия системы выполняет следующие функции:
· Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
· Ввод резолюций руководителей;
· Контроль исполнения резолюций;
· Ведение журнала передачи бумажных документов;
· Списание документов в дело;
· Отметка отправки документов внешнему корреспонденту;
· Формирование оперативных сводок и стандартных отчетов;
· Прием и рассылка электронных документов по электронной почту.