В однопользовательской версии системы, так же как и в сетевой версии, к РКК документа может быть «прикреплен» файл с текстом документа. Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между системами «дело» по электронной почте. При этом передается не только документ, но и его РКК, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме.
Однопользовательская версия полностью совместима с сетевой многопользовательской версией. При приобретении многопользовательской версии засчитывается стоимость ранее приобретенной однопользовательской версии системы.
Ведущей системой управления в России стала программа «Евфрат» , разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Ей сразу же заинтересовались многие организации («Евфрат» уже внедрен в таких государственных учреждениях, как пресс-служба Правительства РФ, Пенсионный фонд РФ, администрация Московской области, Госдума и т.д.).
В Беларуси пользователями это программы являются Минский тракторный завод, Государственный комитет по авиации Республики Беларусь, Белорусский государственный университет, Главное командирование внутренних войск Республики Беларусь, ПО Беларуснефть и ряд других предприятий и организаций.
Программа «Евфрат»- коробочный продукт, доступный многим, благодаря своей невысокой стоимости и универсальности. Подсчитано, что применение этой программы способно сэкономить до 30-40 процентов времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Конечно, для решения проблемы хранения и поиска документов можно использовать традиционный бумажный журнал регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Минусом традиционного метода регистрации является неудобство дальнейшей работы с этими документами- уходит много времени на поиск самого документа. Преимущество же использования электронной регистрации в «Евфрате» по сравнению с бумажным журналом- автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).
Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первоначального вида документов, без вызова внешних программ.
Кроме того, на многих предприятиях есть документы, хранящиеся в бумажном виде и требующие перевода в электронный. Для решения этой проблемы в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Евфрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.
Много рабочего времени на любом предприятии уходит на создание и заполнение форм и бланков (накладные, анкеты, счета и др.). Система управления документами облегчает заполнение полей форм, избавив сотрудников от ручного труда. Вместе с «Евфратом» поставляется комплект наиболее распространенных образцов типовых документов, а также дизайнер форм, который поможет самим создать различные формы и бланки.
Ключевым моментом эффективного управления деятельностью предприятия является отлаженный механизм передачи руководителем заданий исполнителям, а также оперативный мониторинг выполнения поручений сотрудниками.
В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий. По запросу ответственного лица система через определенные промежутки времени производит поиск заданий по имени пользователя и сроку исполнения и выдает список, отвечающий заданным условиям.
При накоплении большого количества информации возникает проблема нехватки места на жестких дисках компьютера. Кроме того, появляется задача создания долговременных архивов и резервных копий текущих и списанных документов.
Для решения этой проблемы «Евфрат» позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы, причем все функции поиска и просмотра сохраняются и для документов в архивах. В «Евфрате» могут создаваться как файловые архивы (на CD-R, флоппи-дисках, в сети и т.д.) так и zip-архивы.
В организациях с большим количеством компьютеризированных рабочих мест делопроизводство ведется с передачей документов по локальной сети. Для эффективного обмена данными требуется создание общего информационного пространства, причем особое внимание должно уделяться вопросам защиты информации, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, централизованного управления электронным архивом. Кроме того, необходим персональный режим работы, то есть создание на отдельном рабочем месте персональной базы данных.
В системе управления документами сочетается работа в двух режимах: «клиент-сервер» и персональный режим работы. Защита информации в режиме «клиент-сервер» основывается на разграничении доступа отдельных пользователей, а также при помощи объединения групп.
Основная цель внедрения системы управления документами- повышение эффективности управления предприятием, минимизация ручного труда сотрудников и, как следствие, сокращение временных и финансовых затрат на обслуживание процесса документооборота.
Универсальность работы системы управления документами заключается в отсутствии ограничений на тип вносимых документов, на область применения системы, а также в многофункциональности программ. Основной функцией является возможность поиска, которая осуществляется в три этапа: внесение документов, регистрация и собственно поиск. Кроме того, существуют дополнительные возможности, такие, как печать, создание отчетов по документам, контроль исполнения, архивирование, работа с формами и др.
Уникальной особенностью систему управления документами является то, что программа хранит не файлы, а ссылки на них. Сами документы могут при этом находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернет. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен тем, что позволяет сократить место на дисках вашего компьютера.
Внесение документов в систему может осуществляться как с помощью мастера создания документов (в несколько шагов), так и через окно внесения новых документов (аналог проводника). Можно вносить не только единичные документы, но и целые каталоги с вложенными папками и файлами (так называемый потоковый ввод).
Источниками внесения могут быть различными: с локальных или сетевых дисков (файлы любого типа: текстовые, графические, аудио- и видео), из Интернета, со сканера или же напрямую из наиболее популярного текстового редактора Word, в который встроены макросы «Евфрата»
Следующим этапом является автоматическая регистрация в системе внесенных документов, то есть создание базы данных, в которую записывается информация о том, какие слова и в каких файлах содержаться. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, система не будет заново просматривать весь массив документов, а просто сверяется с информацией в базе данных и мгновенно выводит подходящие документы.
Помимо названия, документам можно еще присвоить любые дополнительное количество реквизитов (признаков), по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Реквизитами могут быть дата создания, автор, организация, входящий (исходящий номер) и т.д. Регистрация документов может проходить на этапе внесения документов в систему «Евфрат», в процессе работы или не проводиться вообще.
После проведения регистрации в системе будет возможен поиск по любому слову, содержащемуся в тексте документа или/и поиск по заданным реквизитам. Если производится поиск по словам в тексте, то не надо заботится об окончании слов, так как в «Евфрате» реализована возможность морфологического поиска, то есть поиск занимает порядка секунды. Это достигается благодаря тому, что поиск осуществляется не в самих документах, а в базе данных, созданной при регистрации.
Такие дополнительные функции как архивирование данных, контроль исполнения, слежение за изменениями в папках, автоматическое заполнение форм и многое другое обеспечивают универсальность работы программы. С помощью «Евфрата» можно создать систему автоматизации делопроизводства, электронный архив или справочную систему любого предприятия.
Внедрение системы на базе «Евфрат» полностью обеспечит оперативную работу с документами, сократив время на поиск и обработку данных. При этом, помимо функциональных возможностей программы, немаловажное значение имеет гарантированный сервис разработчика системы. Компания Cognitive Technologies оказывает постоянную сервисную поддержку каждому пользователю.