Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, проекты законов Российской Федерации о внесении изменений и дополнений в действующие законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные конституционные законы и федеральные законы, о признании их утратившими силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все поступающие в Государственную Думу документы, принимаются и регистрируются в УДО, а конкретно в том же его подразделении, в котором принимаются и регистрируются любые другие входящие документы.
При регистрации законопроектов на них в системе САДД заполняются стандартные электронные регистрационные карточки, на сопроводительном письме к законопроекту проставляется оттиск регистрационного штампа с указанием регистрационного номера, даты и точного времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется и на самом законопроекте (на титульном листе) и этот номер сохраняется за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.
Работа с обращениями граждан, учреждений и организаций
Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета служебных документов, а именно в Приемной Государственной Думы с помощью автоматизированной системы "Приемная". Подготавливается программа, позволяющая связать систему "Приемная" с САДД.
Наряду с обращениями граждан, по этой же в целом схеме осуществляются прием, регистрация, направление на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к законотворческой деятельности Государственной Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.
Учет и обращение с документами в структурных подразделениях
В подразделениях поступившие туда после регистрации в УДО документы подлежат обязательному учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная карточка центральной картотеки. Учету в подразделении подлежит и последующее прохождение этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или иной теме, учетом при подготовке законопроекта и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.
Документы, подготовленные в самих структурных подразделениях, как направляемые внутри Государственной Думы, так и за ее пределы, регистрируются в этих подразделениях. Также с использованием САДД. При этом в случае направления так называемых внутренних документов обеспечивается принцип однократной их регистрации в подразделениях-получателях эти документы повторно не регистрируются.
Организация и ведение делопроизводства в подразделении обеспечиваются службой делопроизводства подразделения. В аппаратах комитетов, комиссий особую важность имеет возложенная на указанные службы обязанность учета и хранения документов и дел, связанных с подготовкой законопроектов к рассмотрению палатой, которая уже принимает решение принять законопроект или отклонить. Соответственно в аппаратах комитетов формируется и ведется основная часть дел с документами и материалами по разработке законопроектов, по их обсуждению на разных этапах работы сними, туда поступают замечания на законопроекты от субъектов Федерации, федеральных органов власти и иных организаций, готовятся таблицы поправок и другие необходимые документы.
Контроль за исполнением документов и поручений
В Государственной Думе осуществляется контроль за исполнением:
- принятых Государственной Думой постановлений;
- протокольных поручений Государственной Думы и поступлением ответов на парламентские и депутатские запросы;
- решений Совета Государственной Думы;
- поручений, содержащихся в распоряжениях и резолюциях на документах Председателя Государственной Думы, его заместителей, Руководителя Аппарата;
- поручений, содержащихся в резолюциях руководителей структурных подразделений.
Порядок осуществления указанного контроля в целом отвечает общепринятым правилам, а используемые при этом технические средства - это хорошо известные компьютерные программы контроля исполнения документов и поручений (используются, в частности, некоторыми секретариатами, аппаратами ряда комитетов, другими подразделениями), а также картотеки, контрольные журналы и другой контрольный инструментарий.
Секретариаты, подразделения, службы или назначенные сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют правильность представленной информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в них вопросов. Руководителю или органу, давшим поручение, периодически, не реже чем один раз в месяц представляется обобщенная информация о ходе и результатах их выполнения.
Регистрация, учет и отправка исходящих документов
Исходящие из Государственной Думы документы направляются за подписями руководителей палаты, руководителей депутатских объединений, председателей комитетов, комиссий, а также руководителей самостоятельных подразделений Аппарата в соответствии с их компетенцией и полномочиями.
Документы направляются также за подписью депутатов Государственной Думы с использованием специальных депутатских бланков, о которых уже говорилось выше.
Регистрация исходящих документов осуществляется, децентрализовано, в подразделениях, секретариатах, аппаратах комитетов и депутатских объединений - авторах этих документов.
Регистрация ведется с использованием технологии САДД.
В УДО используется специальная компьютерная программа, разработанная специалистами Государственной Думы, с помощью которой осуществляется учет всех отправляемых документов (с многоаспектной поисковой системой), а также автоматизированное печатание адресов на конвертах и реестров на отправляемую корреспонденцию.
Исходящая корреспонденция за подписью депутатов.
Письма и другие служебные документы за подписью депутатов Государственной Думы оформляются в соответствии с общим порядком оформления документов в Государственной Думе. В то же время, для того чтобы избежать ненужного смешения делопроизводства депутата с делопроизводством комитета, депутатского объединения, учет и регистрация исходящих документов (как и входящих документов) тех и других ведутся раздельно. Поэтому исходящим документам депутата присваиваются свои исходящие номера, отличные от исходящих номеров (индексов) комитетов, комиссий, депутатских объединений. Оформление и учет исходящих документов депутата ведется его помощником с использованием ПЭВМ или же в журнале учета стандартной формы.
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАСЕДАНИЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ
2.1. Систематизация документов, составление номенклатуры дел, их формирование, подготовка дел к передаче в Архив Государственной Думы
Документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний
Важнейшей составной частью системы документационного обеспечения деятельности палаты является документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной Думы, Совета Государственной Думы, заседаний комитетов, комиссий, парламентских слушаний и других заседаний, которые в условиях коллегиальных форм работы парламента приобретают особо важное значение.
Основой рациональной и правильной систематизации документов и дел, хранящихся в Государственной Думе, ее подразделениях является номенклатура дел Государственной Думы.
Ежегодно в подразделениях составляются номенклатуры дел этих подразделений, а на основании их - номенклатура дел (сводная) Государственной Думы. Работа по составлению номенклатуры дел проводится в соответствии с действующими рекомендациями Росархива, положениями ГСДОУ. О важном значении, которое придается номенклатуре дел Государственной Думы, свидетельствует то, что этот документ утверждается Председателем Государственной Думы.
Хранящиеся в делопроизводстве подразделений дела оформляются также в соответствии с общепринятыми правилами. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного (свыше 5 лет) срока хранения передаются в Архив Государственной Думы.
Хотелось бы подчеркнуть, что сдать в Архив палаты документы, отражающие их деятельность, могут депутаты Государственной Думы после прекращения своих полномочий.
Дела, переданные в Архив Государственной Думы, могут быть выданы в подразделение во временное пользование на срок до одного месяца.
2.2. Некоторые вопросы дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы
В Государственной Думе большое значение в настоящее время придается совершенствованию системы документационного обеспечения ее деятельности, деятельности депутатов Государственной Думы. Особое внимание при этом придается сокращению излишнего бумажного документооборота, переходу к электронному документообороту..
В Государственной Думе действует электронная почта, порядок подключения к которой был утвержден Руководителем Аппарата Государственной Думы еще в сентябре 1996 года. В настоящее время рассматривается вопрос о том, чтобы постепенно перейти к использованию электронной почты для передачи официальных документов Государственной Думы, а также приема официальных документов, присылаемых в Государственную Думу.
В соответствии с п. 5 статьи 105 Регламента Государственной Думы копии текста законопроектов и сопроводительных документов к ним, вносимых в Государственную Думу, представляются, наряду с оригиналом на бумажном носителе, также на магнитном носителе. И вот уже в 2002 году начал вводиться в действие порядок, в соответствии с которым электронные версии текстов вносимых депутатами законопроектов и материалов к ним начали размещаться в АСОЗД депутатами - инициаторами законопроектов или по их поручению помощниками депутатов. Постепенно таким путем размещается в АСОЗД все больше законопроектов.