Контрольные вопросы:
1. Дайте понятие архивного путеводителя.
2. Назовите виды архивных путеводителей.
3. Какие данные входят в структуру путеводителя?
Практические задания:
1. Используя материалы в архивах, помещенные в журналах «Отечественные архивы» составьте:
- путеводитель по архивному фонду;
- тематический путеводитель.
Тема 19. Цели использования архивных документов
Использование архивных документов – это применении информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей в ретроспективной документной информации.
Направления использования архивных документов:
· укрепление российской государственности;
· удовлетворение информационных потребностей общества;
· обеспечение законных прав и интересов граждан.
Цели использования документов – это основные задачи, решаемые в ходе использования документов. Они более тесно связаны с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:
· управленческие;
· политические;
· экономические;
· научные;
· культурные;
· социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при оставлении планов и прогноза развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:
· при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);
· при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
· при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
· для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельской и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.).
Архивные документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.).
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.
Использование документов в культурных целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.
Использование документов в социально-правовых целях – это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы.
Основные требования к работе по использованию архивных документов:
· использование документов производится с разрешения руководства архива;
· обеспечение физической сохранности документов во время их использования;
· используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;
· при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.
Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.
Контрольные вопросы:
1. Понятие использования архивных документов.
2. Основные направления использования архивных документов.
3. Основные требования к работе по использованию архивных документов.
Практические задания:
1. Подготовьте сообщение об использовании архивных документов:
- в учебных целях;
- в экономических целях;
- в культурных целях.
Для выполнения задания можно использовать архивные материалы предприятий, анализ материалов средств массовой информации (СМИ), просмотр телепередач и т.д.
Тема 20. Формы использования архивных документов
Основными формами использования документов в архиве являются:
- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
- исполнение запросов с целью обеспечения законных прав и интересов граждан;
- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- проведение информационных мероприятий (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);
- публикация документов.
Формы использования в государственном архиве и архиве организации имеют свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов, отличается мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.
Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).
Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах, т.е. ответ.
Существуют следующие виды запросов:
· тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например, образования учреждения в таком-то году);
· персональные (в том числе биографические – о жизни конкретного лица и генеалогические – об истории семьи, рода);
· социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:
- о трудовом стаже;
- размере заработной платы;
- службе в Вооруженных силах;