Тема. Назначение и функции НСА к документам АФ РФ
Научно-справочный аппарат к документам архива включает в себя комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный наобеспечение организаций и лиц
Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:
· межархивными (Росархив – архивы);
· внутриархивными (архив – фонд);
· межфондовыми (фонд – дело);
· внутрифондовыми (дело – документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.
Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.
Принципы построения научно-справочного аппарата:
· взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
· неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
· преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;
· единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
· применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.
Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.
Структура архивных справочников:
· Архивный фонд РФ;
· Центральный фондовый каталог Росархива;
· справочники и указатели общероссийского значения;
· сеть архивов;
· фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
· путеводители и указатели межархивного значения;
· архив;
· путеводитель или краткий справочник;
· книга поступлений;
· список фондов;
· листы фондов;
· описи;
· каталоги;
· тематические обзоры;
· указатели;
· паспорт архива.
Справочники фонда:
· лист фонда;
· опись;
· обзор фонда;
· каталоги;
· указатели;
· тематические путеводители;
· тематические и фондовые обзоры;
· внутренняя опись дела;
· аннотация;
· заверительная надпись.
Основные архивные справочники:
· опись;
· каталог;
· путеводитель;
· обзор документов;
· архивный указатель;
· историческая справка.
Контрольные вопросы:
1. Что является системой научно-справочного аппарата (НСА)?
2. Назовите принципы построения (НСА).
3. Какие виды справочников в архивном фонде РФ?
Практическое задание:
1. Составьте вертикальный и горизонтальный уровни справочников.
Тема 16. Описи дел, их назначение и виды
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Функции описи:
· информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
· учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
· классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.
Описи составляются:
· на дела постоянного хранения;
· дела временного (свыше 10 лет) хранения;
· дела личного состава;
· документы на спецносителях;
· входящие в архив ведомственные и служебные издания.
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
· нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись собственным номером единицы хранения;
· систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
· описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
· на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
· графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
· опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
· документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
· нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;
· систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
· каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
· при составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
· при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
· личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
· описи постоянного, долговременного хранения и поличному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
· годовая структурная опись составляется с в структурном подразделении;
· годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
· на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
· титульный лист;
· оглавление;
· предисловие;
· собственную опись;
· список сокращений;
· указатели;
· переводные таблицы;
· библиографию;
· терминологический словарь;
· лист-заверитель.
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.