Документоведение основные понятия (стр. 11 из 16)
Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.
Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: щепок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов бумаги.
Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industriale Normal).
Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)2.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм 1189 мм) приблизительно
равна квадратному метру. Каждый последующий формат . получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 4.1). Т а б л и ц а 4.1. Потребительские форматы бумаги (мм)
Документы оформляются главным образом на бумаге формат в А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297х420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США — североамериканские форматы бумаги, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см (Letter 85 х 11 in.).
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 97 размеры полей должны быть не менее, мм:
левое поле — 20; верхнее поле — 15; правое поле — 10; нижнее поле — 20.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
В соответствии со, стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр- образец и конструкционная сетка» за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны — 20 мм + 10; верхнее поле — 10 мм + 1,0 мм.
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.
Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа ,в
На бланках изготавливают только: первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов АЗ и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.
При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от б до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).
Наиболее распространенный способ изготовления бланков— типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, котором и печатают текст конкретного документа.
В любой организации создается, как минимум, два вид бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 —. ссылки на регистрационный номер и дату документа.
На бланке для писем, наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
06 наименование организации (автора документа);
12 место составления или издания документа.
Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа.
Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов;
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации, «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.
Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:
• наименование вида бланка;
• дату поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование предприятия-изготовителя;
• серию и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
• наименование вида бланка;
• количество экземпляров;
• серию и номера бланков;
• наименование структурного подразделения;
• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
• расписку в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и др.)
Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением а.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков должны храниться в надежно запираемых и опечатывая
шкафах.
Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в, другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.