Делопроизводство в древнерусском государстве.
На ранних стадиях развития Древнерусского госудаврства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.
Письменные документы, дошедшие до наших времен, данные , полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. В Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечалось, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для купеческих кораблей.
Система госудагрсвенного делопроизводства начинает складываеться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручились отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.
По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные пресутственные места – избы и приказы. Просхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению – князям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединилась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственногьо делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватыват время с XV по XVII вв.
В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлось органами территориального управления, а часть ведала отдельным отраслям. Общее количество приказов , существовавших на Руси, точно не известно, в часности, в XVII в. Разные исследователи назвывают их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемые из думных чинов. В его ведении стояли дьяки – от одного до трех, а к концу XVII в. В крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на старших, средних и младших. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее.Они наряду с подьячными занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячным, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, свзанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных саундтреков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. Обращают внимание на необходимость строгого контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго называли: били батогами, лишали жалованиья.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнившие предписания центральных властей. Воеводы имели свою концелярию – приказную избу и помощников – меньших воеводов и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.
В XV в. Дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – своя, отечественная. Первую бумажную фабрику построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. После стоительства нескольких бумажных манифактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России.
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пысколскомк монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. Насчитывает 309 метров.
Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная пользовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток ли рулон; для особо важных документов изготавливались специфичные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа бла неудобна, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма была отменена Петром I.
Наряду с столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довоьно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в след. основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитны. Однако внутри каждого вида существоваломножество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
Важнейшим признаком официального документа является формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В часности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие след. части:
- вступление в должность нового воевды, порядок приема должности от прежнего воеводы;
- постановлния о финансовом управлении;
- отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
- постановления о полицейской деятельности воеводы;
- определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала след. основные этапы:
- поступление документа на рассмотрение;
- подготовка дела к «докладу»;
Рассмотрение и решение дела;
- оформление документа, содержащего решение.