План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, финансирование, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем фирмы или его заместителем.
К плановой документации относятся также такие документы, как:структура и штатная численность фирмы, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности фирмы.
Структура и штатная численность фирмы имеет в содержательнойчасти две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя фирмы или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем фирмы и заверяется печатью фирмы. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.
Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя фирмы или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель фирмы («Утверждаю штат в количестве ___ единиц с месячным фондом заработной платы ____ рублей»). Гриф заверяется печатью фирмы. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.
График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выходана работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает заместитель руководителя фирмы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем фирмы.
3. Организационно-правовая документация
Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, положение о структурных подразделениях фирмы, должностные инструкции сотрудников фирмы, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями фирмы, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
· сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
· сбор и изучение организационной и распорядительной документации фирмы, касающейся объекта регламентации (учредительных документов, приказов о создании структурных подразделений, штатного расписания и др.);
· собеседование с руководством фирмы и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
· разработка концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т. п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
· составление первого варианта организационно-правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
· обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
· согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
· подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
· контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
· регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности фирмы, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом фирмы, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в фирме в соответствии с Трудовым кодексом. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с одним из заместителей руководителя фирмы, юрисконсультом, референтом и представителем профсоюзного органа. Подписывает Правила заместитель первого руководителя фирмы.[3]
Правила утверждаются первым руководителем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.
Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре фирмы и имеет следующие разделы содержательной части: общие положения; цель иосновные задачи; функции; права и обязанности руководителя подразделения; ответственность руководителя; взаимоотношения, связи; организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя фирмы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем фирмы. Изменения в положение вносятся приказом. В некрупных фирмах направления ее деятельности (функции) регламентируются соответствующими должностными инструкциями сотрудников.
Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразделение. Инструкции составляются на всех сотрудников фирмы.[4]
Содержание инструкции должно соответствовать реальной работе сотрудника, поэтому требует регулярного корректирования. Изменения, вносимые в инструкцию, утверждаются приказом. По аналогии с зарубежной практикой выполнение функций, не включенных в должностную инструкцию сотрудника, подлежит дополнительной оплате. Распределение функций между руководителями фирмы закрепляется соответствующей схемой (матрицей полномочий), утверждаемой первым руководителем фирмы.
Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других фирмах.
4. Персональная документация
Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:
· документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т. д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и др.);
· документы, выдаваемые работникам фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда — резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение, почетная грамота и др.;