Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и порядком, предусмотренным в отношении данного вида дел [1, с. 15].
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе [2, с. 2]:
▪ личный листок по учету кадров или анкета (Приложение 3);
▪ дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете) (приложение 5);
▪ автобиография (Приложение 4);
▪ копии документа об образовании;
▪ трудовой договор (второй экземпляр);
▪ договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
▪ характеристики (рекомендательные письма);
▪ заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность) (Приложение 6);
▪ выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (Приложение 7) (о перемещении на другие должности);
▪ выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
▪ выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку, производится его первичное оформление. С этой целью:
▪ оформляется обложка личного дела (Приложение 1), обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.
· личному делу присваивается учетный номер (индекс);
· производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
· в личное дело вкладывается опись документов личного дела (Приложение 2).
Опись документов личного дела представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ и помогает быстро его найти, указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.
Не рекомендуется включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения – до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и т.п.). Срок хранения документа поможет определить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
При поступлениина работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров и автобиографию.
Личный листок по учету кадров (аналогичная форма – анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности в организации. Имеет место документ, именуемый дополнение к личному листку (анкете), в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой.
Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.
Анкета отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.
В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.
Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.
Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.
К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.
Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.
В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте
Ведение личного дела предусматривает:
▪ ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
▪ помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
▪ изъятие документов, надобность в которых миновала;
▪ периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.