СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации……………………………………………………… 2
2. Формирование личных дел……………………………………….. 7
3. Ведение личных дел……………………………………………… 12
4. Хранение личных дел…………………………………………….. 13
Заключение……………………………………………………………... 18
Библиографический список…………………………………………… 19
1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Личное дело– комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности [1, с. 5].
В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение.
Для оформления личного дела рекомендуется пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).
Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:
- упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;
- сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;
- безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.
- компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;
- установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.
В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:
- специфики деятельности организации;
- накопленного в этой области позитивного опыта;
- соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.
Конкретный порядок обращения с личными делами сотрудников, как правило, устанавливается локальными нормативными актами соответствующих организаций:
- инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);
- положением о персональных данных;
- инструкцией (регламентом) по организации обращения с личными делами.
Принятие Мотивированного решения о введении в действие подобных актов – прерогатива руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, заместителя по управлению персоналом).
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов личные дела сотрудников отнесены к документам кадрового обеспечения (документации по кадрам (личному составу, персоналу)) деятельности организации (Таблица 1).
| Номер статьи | Вид документа | Сроки хранения документа | Примечание |
| 337 | Личные дела | ||
| а | Руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Постоянно | |
| б | Работников | 75 л. ЭПК |
Таблица 1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 г. (Извлечение).
В соответствии со сложившейся практикой организация кадрового обеспечения организации возлагается на специально уполномоченное подразделение (службу (отдел) делопроизводства, отдел (группу) кадрового делопроизводства в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или службы кадрового обеспечения (кадровой службы, службы персонала) и т.п.) или должностное лицо (инспектора (специалиста) по кадрам, делопроизводителя, секретаря руководителя и т.п.). Одной из ключевых задач кадрового обеспечения является формирование корпоративной документации (документального фонда организации).
Формирование корпоративной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации – оформленным в установленном порядке перечнем заголовков (наименований) дел. Номенклатура дел обеспечивает решение следующих основных задач в области делопроизводства:
- закрепление индексов (индексация) дел;
- систематизация документов;
- группировка документов в дела;
- определение сроков хранения дел.
Для решения перечисленных задач применительно к личным делам следует, прежде всего, закрепить их место в составе номенклатуры дел, предусмотрев для этого требуемое количество индексов.
Например, в номенклатуре дел организации с численностью в 50 сотрудников для соответствующих личных дел целесообразно предусмотреть индексы с 08-101 до 08-150, где 08 – код соответствующего раздела номенклатуры дел (допустим, «Документы кадрового обеспечения деятельности»), а 101, 150 – порядковые номера дел в пределах этого раздела. Рекомендуется также зарезервировать некоторое количество индексов для заведения новых личных дел (на новых сотрудников, принятых организацией на работу).
Установление системы индексации личных дел – обязательное условие для их последующей регистрации.
Регистрация – это процедура записи идентификационных данных о документе (деле) по установленной форме, выполняемая для фиксации факта его создания, отправления или получения [1, с. 10].
Рекомендуется регистрировать личное дело через пять рабочих дней после издания приказа распоряжения) о приеме сотрудника на работу либо о переводе его на другую работу – при условии, что принадлежность сотрудника к соответствующей профессиональной категории предполагает ведение на него личного дела.
Для регистрации личного дела соответствующий индекс по номенклатуре дел:
- вписывается в журнал (книгу) учета личных дел (Таблица 2);
наносится на лицевую сторону обложки (скоросшивателя), в которую
предполагается помещать соответствующие документы.
| ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «АЛЬФА» ЗАО «АЛЬФА» Ж У Р Н А Л У Ч Е Т А личных дел |
| № пп | Дата документа | Фамилия, инициалы | Подразделение | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 8-51 | 12.02.2007 | Глебова А.С. | Отдел кадров | |
| … |
Таблица 2. Журнал учета личных дел
Личное дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности. Личные дела подлежат учету, индексации и регистрации в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.