Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
6. Ситуация.
В организацию ООО «Весна» был принят сотрудник на должность главного инженера. Кроме того, произошли некоторые кадровые изменения: был организован дополнительный отдел, в связи с чем необходимо перераспределение служебных помещений, и уничтожение документации с окончившимся сроком хранения, а так же было принято решение об организации филиала. Необходимо составить заявление о приеме на работу и приказ по нему, протокол о заседании совета директоров по вопросу организации филиала, распоряжение о перераспределении служебных помещений, составить акт о выделении дел к уничтожению.
Директору ООО «Весна»
Сидорову А.А.
От Иванова Петра Степановича
Проживающего, г. Ростов-на-Дону,
Ул. Северная д.45, кв. 5
Прошу принять меня на работу, на должность главного инженера с 21.01.2001г.
15.01.2009г. Сидоров А.И.
ООО «Весна»
ПРИКАЗ
15.01.2009г. № 7 л/с
Ростов-на-Дону
По личному составу
1. Принять:
Основание: личное заявление от 15.01.2001г.
С приказом ознакомлен: Иванов П.С
Директор ООО «Весна» Сидоров А.А
Виды согласования
заинтересованных
должностных лиц
В дело 12-23
ООО «Весна»
ПРОТОКОЛ
№ 31
24.02.2009г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
2. …
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
2. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
ООО «Весна»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 31
15.01.2009г.
О перераспределении
служебных помещений
В связи с производственной необходимостью:
1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.
Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.
Срок исполнения - 15.01.2001г.
2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.
Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.
Директор подпись А.А. Сидоров
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Подписи Дата |
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номеру дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________ дел за ___________________ годы
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________
(протокол от __________ № __________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Дата Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ № _________
Список используемой литературы.
1. Учебно-практическое пособие «Делопроизводство: организация и ведение» В.И. Андреева. «КНОРУС», 2008
2. «Делопроизводство: образцы документов с комментариями» Е.А. Лопатникова. «Омега-Л», 2005
3. «Делопроизводство» Басаков М.И. «Маркетинг», 2002
4. «Офисная оргтехника для делопроизводства и управления.» Бройдо В. Л Информационно-издательский дом «Филинъ», 1988