Приложение №1
Утверждаю:
Директор ООО «Птицефабрика
Александровская»
___________Кузнецов А.Д.
Должностная инструкция
начальника отдела кадров
| Приложение № 13 | ||
| ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ П.ЯЙВА На _______ год | УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Птицефабрика Александровская» _____________ А.Д.Кузнецов «___»___________ 200_г. | |
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения | Примечание | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| Управление делами | ||||||
| Отдел кадров | ||||||
| ОК-01 | Личные дела сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в | ||||
ОК-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП) | 5 лет | ||||
| ОК-03 | Личные дела уволенных сотрудников | 75 лет - «В» ст.498в | ||||
ОК-04 | Личные карточки работников (Т – 2) | 75 лет ЭПК ст. 189 | ||||
ОК-05 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования | Не востребованные – не менее 50 лет | |||
ОК-06 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках) | 75 лет ст.19б | ||||
ОК-07 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) | 3 года ст.429 | ||||
| ОК-08 | Трудовые договоры | 3 года | ||||
| ОК-09 | Трудовые соглашения | 3 года | ||||
ОК- 10 | Договоры гражданско-правового характера | 3 года | ||||
| ОК-11 | Документы табельного учета | 3 года | ||||
| ОК-12 | Должностные инструкции работников предприятия | 3 года после замены новыми | ||||
| ОК-13 | Положения о службах и отделах организации | 3 года после замены новыми | ||||
ОК-14 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров | 5 лет ЭПК ст.2С | ||||
| ОК-15 | Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников | До минования надобности | ||||
| ОК-16 | Служебные записки | 1 год | ||||
| ОК-17 | Штатное расписание и структура организации | Постоянно ст. 52 а | ||||
| ОК- 18 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 | ||||
| ОК- 19 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет ст.526а | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| ОК-20 | Журнал регистрации приказов по кадрам | 5 лет | ||||
| ОК-21 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75 лет | ||||
| ОК-22 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | 5 лет | ||||
| ОК-23 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 3 года | ||||
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
| Начальник отдела кадров | __________________И.О.Ф. | ________И.О.Ф. |
| ООО «ПТФ«Александровская» Должностная инструкция Начальника отдела кадров «___»__________200_ г. | УТВЕРЖДАЮ Директор________А.Д.кузнецов «_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
1.20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
1.21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
1.22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.