Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:
- фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
- указание, в удостоверении каких сведений выдана;
- для каких целей или в какую организацию выдана;
- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
- дату составления;
- оттиск печати.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…", "Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д. 6
Обязательными реквизитами справки являются:наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
1.4.3. Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись
1.5. Составление текстов служебных документов
Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.
Одно из главных требований к тексту - краткость изложения.
Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.
Особенности составления текстов, писем рассмотрены в лекции «Основные документы управления» в разделе «Письма и факсы».
Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.
Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух
частей:
- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа.
Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.
В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:
“В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:
1. Раздел (глава)
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт
Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.
Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении документа. Поэтому необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.
Текст документа может быть оформлен в виде:
- анкеты;
- таблицы (например: номенклатура дел);
- связного текста;
- путем комбинации этих форм.
Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.
Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.
Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.
Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты (например: Форма контракта купли-продажи).
Применение бланков с трафаретными текстами позволяет повысить оперативность составления документов в несколько раз. При этом исключается стадия редактирования текста, ликвидируется перепечатка. Процесс составления документа сводится фактически к заполнению бланка заранее составленного документа. Процесс документирования значительно упрощается.
Особенно эффективно использование трафаретов (”заготовок”) при составлении документов с помощью ПЭВМ.
В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:
1) от первого лица единственного числа:
- приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);
2) от третьего лица единственного числа:
- решил(о) (в решениях);
3) от первого лица множественного числа:
- решили, предлагаем (в совместном решении).
Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например:
“контроль за исполнением возложить на … “,
“утвердить предложенную смету…”.
В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:
“после установления”,
“согласно договоренности”,
“по окончании работ”,
“в связи с расширением” и т. п.
14. Законодательные основы существования обществ с ограниченной ответственностью
Ранее организационно-правовой формой предприятия, практически совпадавшей с обществом с ограниченной ответственностью (ООО), было Товарищество с ограниченной ответственностью (ТОО). Его правовое положение было предусмотрено и регулировалось сегодня уже во многом отмененным Законом № 445-1 от 25 декабря 1990 года «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»[2]. ГК РФ, принятый Государственной Думой 21 октября 1994 года [3] и вступивший в силу в части регулирования отношений, связанных с главными формами организации предпринимательства (глава 4 «Юридические лица»), с декабря 1994 года, распространил действие соответствующих норм об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) на товарищества с ограниченной ответственностью. Кроме этого, Федеральный закон РФ «О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федераций» № 52-ФЗ от 30 ноября 1994 года[4] установил, что учредительные документы товариществ с ограниченной ответственностью подлежат приведению в соответствие с нормами ГК в порядке и сроки, которые будут определены при принятии Закона Об обществах с ограниченной ответственностью.
Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[5] (далее Закон об обществах) введен в действие с 1 марта 1998 г. С этого момента учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью и Товариществ с ограниченной ответственностью, созданных до 1 марта 1998 г., применяются в части, не противоречащей Закону об обществах. Кроме того, Закон об обществах обязывает привести учредительные документы указанных юридических лиц в соответствие с ним не позднее 1 января 1999 г.