Делопроизводитель должен знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в диспансере;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру диспансера и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля прохождения служебных документов и материалов.
Делопроизводитель исполняет следующие должностные обязанности:
- принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
- в соответствии с резолюцией главного врача, его заместителей передает документы на исполнение;
- оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
- ведет картотеку учета прохождения документальных материалов;
- осуществляет контроль исполнения документальных материалов;
- выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
- отправляет исполненную документацию по адресатам;
- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или банки данных;
- составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
- составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- осуществляет подготовку материалов для составления номенклатуры дел.
В своей работе по организации документооборота делопроизводитель руководствуется Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», а также утвержденной вышестоящей организацией локальной «Инструкцией по ведению делопроизводства». Данной Инструкцией предусмотрен перечень типовых сроков исполнения документов:
1. постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов исполняются согласно указанному в них сроку;
2. запросы, предложения и заявления депутатов Национального Собрания и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;
3. письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);
4. письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока);
5. телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней;
6. внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку;
7. протоколы совещаний - к указанному в них сроку;
8. планы-графики к указанному в них сроку.
Способ ведения контроля за исполнением документов в Областном онкодиспансере - ручная сроковая картотека (контрольно-справочная картотека).
Делопроизводителем используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными пластмассовыми разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляются регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку делопроизводитель кладёт в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставит карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца за 2-3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем делопроизводитель помещает карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке делопроизводитель легко может узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов делопроизводитель вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 15 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом им осуществляется личный опрос, опрос по телефону либо направляется письменное сообщение. Пример письменного сообщения, направляемого делопроизводителем, приведен ниже.
| УЗ «ВОКОД» Делопроизводитель (служба ДОУ) |
| Напоминание Ответственному исполнителю Кирсанову В.П. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 20.01.2010 № 01-15/16 (вх. 21.01.2010 № 24) «О заключении договора на поставку медицинского оборудования», поступившего из ОАО «Медтехника», осталось 5 дней. Срок исполнения документа – 01.02.2010. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с руководителем (тел. 61-12-80). |
| 25.01.2010 |
Полученную информацию о ходе исполнения задания делопроизводитель заносит на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
После исполнения документа делопроизводитель в регистрационно-контрольную карточку вносит сведения об исполнении, просит проставить подпись ответственное лицо, подтверждающее исполнение, дату. После снятия документа с контроля делопроизводитель регистрационно-контрольную карточку вынимает из сроковой картотеки и переставляет в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе, ход и характер исполнения документа.
Делопроизводитель Областного онкодиспансера, как правило, раз в месяц обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов. Данные о результатах контроля представляет руководителю - главному врачу.
Для обобщения данных о контроле он использует сводку об исполнении документов. Пример формы такой сводки приведен ниже.
Сводка
об исполнении документов по состоянию на (указывает дату)
| Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них | ||||
| Всего | Поступило в предыдущем месяце | Исполненные в срок | Исполняемые в срок | С продленным сроком исполнения | Не исполненные в срок | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами делопроизводитель представляет руководству сводки, в которых указывает:
· общее количество документов на исполнении;
· количество исполненных документов в срок (%);
· количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
· причины задержек исполнения документов.
На основе сводок, предоставленных делопроизводителем главному врачу за последние три месяца 2009 года, можно сделать вывод, что процент не исполненных в срок документов, а также с продленным сроком исполнения, превышает процент исполненных в срок документов почти в два раза. В большей степени это связано с тем, что делопроизводство в Областном онкодиспансере на сегодняшний день ведется без использования автоматизированных систем, то есть ведётся в ручную, что приводит к более длительному прохождению документов по всем этапам обработки и к задержке исполнения документов.
3. Пути совершенствования документооборота
Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах проблем в задержке исполнения документов принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовывать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
Рассмотрим возможности использования системы электронного документооборота «Дело» (СЭД «Дело»).