Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Многочисленные находки надписей на пряслицах, сапожных колодках, а также берестяные грамоты XI-XII вв., договоры с Византией 911 и 945 гг. являются подтверждением широкого распространения грамотности. Примечательно, что в договорах упоминается о практике составления документов, и в первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.
В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.
В результате деятельности этих должностных лиц возникали документы, отлагавшиеся в казне. На местах административные и судебные функции выполняли «посадники». В процессе их деятельности также отлагались документы. В городах архивы помещались в храмах. Большие комплексы документов складывались в церковных учреждениях и монастырях.
Летописи сообщают, что в храме Софии в Киеве имелось большое собрание книг, которые передал туда Ярослав Мудрый. В Новгородском Софийском соборе так же хранилось много книг и различных документов. Хранились книги и документы вместе с церковной утварью в ризницах, которые позднее стали называться книгохранилищами.
Документы имели большое политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения, взаимодействие с другими странами.
Широко использовались документы в летописании. Летописцы в процессе работы привлекали народные предания, воспоминания очевидцев, документы великокняжеского архива, церквей, монастырей.
В Древнерусском государстве шло накопление, хранение и использование многочисленных документов.
С XII века стали быстро развиваться производительные силы, что привело к возрастанию значения документов. Вновь образовавшиеся княжества стали наследниками письменных материалов Древнерусского государства. Осуществляя внутренние и внешние функции, они также порождали новые документы. Князья закрепляли жалованными грамотами право феодалов на захваченные земли. Создавались документы в процессе княжеского суда и управления (судебные протоколы, приговора и др.).
Расширились связи с иностранными государствами, заключались торговые и мирные договора. Борьба между феодальными княжествами тоже приводила к заключению договоров, которые фиксировались в грамотах.
Документально оформлялось приглашение князей на княжение, в грамотах излагались условия, на которых тот или иной князь приглашался.
Наибольшая часть сохранившихся письменных памятников принадлежала Новгороду и Пскову.
В Новгороде найдено свыше 600 берестяных грамот, которые являются ценными историческими источниками и дают возможность воссоздать картины политической, экономической и культурной жизни. Берестяные грамоты обнаружены в Старой Руссе, Пскове, Смоленске, Витебске и др. В городах, их авторами были представители самых широких слоев населения: ремесленники, горожане, крестьяне. Это свидетельствует о давних культурных традициях наших предков. В Новгороде существовал ряд архивов. Древнейшим хранилищем документов был Софийский собор в Кремле.
Большое значение для истории архивного дела имеет вопрос о создании архива в Пскове. Вечевые собрания проходили вблизи Троицкого собора, в сенях которого хранился городской архив Пскова: делопроизводственная документация веча, решения соборов местного духовенства, духовные завещания, платежные расписки, заемные записи и др. Хранение документов в городском архиве придавало им юридическую силу. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы изымались из ларя, где хранились и уничтожались. Уничтожение важных актов проводилось по решению веча.
В период феодальной раздробленности зарождается учет и описание письменных ценностей. Помещенный в Ипатьевской летописи перечень принадлежавших владимиро-волынскому князю рукописей - это первая опись, дошедшая до нас, датированная 1288 годом.
Большое количество письменных источников отлагалось в церквах и монастырях, которые являлись крупными феодалами. Делопроизводство в церковных учреждениях и монастырях вели «диаки». С XVI века так стали называть лиц ведущих письменное делопроизводство и руководящих канцелярией.
Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.
Письменные документы в этот период являлись средством укрепления феодального землевладения, использовались в междукняжеских и внешних сношениях. В случае земельных тяжб между землевладельцами прибегали к помощи письменных источников, претенденты на княжеские столы часто аргументировали свои права документами.
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде, а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах позволили обнаружить частную переписку рядовых жителей северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин). Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами ("Русская Правда", Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и "концы" (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел - рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей - булл, употребляющихся для скрепления документов. Примерно столько же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.
В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. "Ларник" не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.[3]
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. [4]С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.