Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:
1) организация системы управления;
2) планирование деятельности;
3) финансирование деятельности;
4) учет и отчетность;
5) экономические, научные, культурные связи;
6) информационное обслуживание;
7) трудовые отношения;
8) кадровое обеспечение;
9) материально-техническое обеспечение деятельности;
10) административно-хозяйственные вопросы;
11) социально-бытовые вопросы;
12) деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи указанного Перечня могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» указанного Перечня содержит пункты от «а» до «п»:
а) ценных бумаг — постоянно;
б) договоров, контрактов, соглашений — 5 л. ЭПК;
в) основных средств — 5 л. и т.д.
Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и соответственно срок хранения, к которому относятся конкретные документы.
Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.
В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может быть оставлен без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.
2. ТРЕБОВАНИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ
Общие положения:
· К работе за компьютером допускаются лица, ознакомленные с данной инструкцией по технике безопасности и правилам поведения.
· Работа учащихся за компьютером разрешается только в присутствии преподавателя.
· Во время занятий посторонние лица могут находиться в помещении только с разрешения преподавателя.
· Во время перемен между уроками проводится обязательное проветривание компьютерного кабинета с обязательным выходом учащихся.
· Помните, что каждый учащийся в ответе за состояние своего рабочего места и сохранность размещённого на нём оборудования.
Перед началом работы необходимо:
· Убедиться в отсутствии видимых повреждений на рабочем месте.
· Разместить на столе тетради, учебные пособия так, чтобы они не мешали работе на компьютере.
· Принять правильную рабочую позу.
· Посмотреть на индикатор монитора и системного блока и определить, включён компьютер. Переместите мышь, если компьютер находится в энергосберегающем состоянии или включить монитор, если он был выключен.
Работая за компьютером, необходимо соблюдать правила:
· Расстояние от экрана до глаз – 70 – 80 см (расстояние вытянутой руки).
· Вертикально прямая спина, плечи опущены и расслаблены.
· Ноги на полу и не скрещены, локти, запястья и кисти рук на одном уровне.
· Локтевые, коленные, голеностопные суставы под прямым углом.
Требования безопасности в аварийных ситуациях:
· При появлении программных ошибок или сбоях оборудования учащийся должен немедленно обратиться к преподавателю.
· При появлении запаха гари, необычного звука немедленно прекратить работу, и сообщить преподавателю.
· При поражении электрическим током необходимо: освободить пострадавшего от действия тока, снять с пострадавшего стесняющую одежду, оказать первую медицинскую помощь, отключить первый щит, вызвать скорую помощь.
3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работу, выполняемые работниками управления аппарата. Все они разработаны Центральными бюро нормативов по труду Москвы 1988г.
Единые нормы времени на машинописные работы предназначены для организации нормирования и учета труда машинисток при сдельной зарплате труда. При повременной системе оплаты единые нормы могут быть использованы для определения нормированного задания, расчета, численности, исполнителей, а также планированию машинописных работ. Учёт выполняемых машинописных работ ведётся постранично. «Учётной страницей» считается нормально заполненная страница, напечатанная на писчей бумаге с оригинала, с которого печатается материал Ф А4 (210х297). В единых нормах времени на машинописные работы предусмотрены действующие сегодня три вида интервала – 2; 1,5; 1. Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка
(2450 знаков) через 1,5 интервала; 58-61 строка (3630 знаков) через 1 интервал. С учётом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
В «Единых нормах времени на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:
1 группа – письмо текстов с рукописного оригинала;
2 группа – письмо текстов с рукописного оригинала с незначительными поправками;
3 группа – письмо текстов с непонятного оригинала с множеством поправок и исправлений.
Группу сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописного оригинала. В нормах учтено время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, равное 3%, отдых и личные надобности, что составляет 11% от оперативного времени.
Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на одну нормально заполненную страницу, а нормы выработки в страницах – на смену, продолжительностью 8 часов.
Таблица 1
Норма времени для заполнения машинописной страницы
| Группы сложности оригинала | Размеры интервалов | |||||
| 2 | 1,5 | 1 | ||||
| Нормы времени (мин.) | Нормы выработки (стр.) | Нормы времени (мин.) | Нормы выработки (стр.) | Нормы времени (мин.) | Нормы выработки (стр.) | |
| 1 | 9,00 | 55 | 11,9 | 42 | 17,6 | 28 |
| 2 | 11,7 | 42 | 15,4 | 32 | 22,8 | 22 |
| 3 | 13,5 | 36 | 18,0 | 27 | 17,0 | 18 |
В целях правильного определения объема машинописных работ необходимо определить плотность заполнения напечатанных страниц. Среднюю степень
заполнения страницы определяют путём подсчёта количества печатных знаков (ударов) в странице:
С= (а1+а2+……аn) :1860 (2450,3630),
к
где С – средняя степень заполнения страницы; а1=а2……….аn – количество знаков в странице; К – количество страниц.
Письменная экзаменационная работа напечатана на 18 страницах без вертикального графления с оригинала 1 группы сложности через 1,5 интервала, среднее количество ударов в странице получилось С=0,6, определяем степень заполнения страницы по формуле:
С = 23787: 2450 = 0,6,
15
где 2450 – количество знаков в странице, напечатанной через 1,5 интервала.
t = 11.9 * 15= 2,97 час.
60
На выполнение письменной экзаменационной работы потребовалось 2, 97 час.
Заработная плата рассчитывается, исходя из среднечасовой тарифной ставки.
Определяем часовую тарифную ставку:
ЗПч = ЗПмес, где ЗПмес – месячная заработная плата, руб.
К
К – среднее количество часов в месяце
К=1992 = 166;ЗПч = 2240=13,49 за 1 час.
12 166
Таким образом, заработная плата за 2,97 часа составит:
ЗП = 2,97 . 13,49 = 40,06 рублей
Заключение
Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
5. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М, 2000.
2. Корнеев И. К. Деловая переписка и образцы документов : учебно-прак-тич. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М., 2005.
3.Кузнецова Т. В. Секретарское дело. — М., 2002.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2003.
4.Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере /Л. В. Павлюк, Н.И.Воробьев. — М. ; СПб., 1997.
5.Пшенко А. В. Делопроизводство : практич. пособие / А. В. Пшенко, Л.А.Доронина. — М., 2004.