ВВЕДЕНИЕ
Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов
Быстрый доступ.
Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.
Условия хранения документов.
Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Размещение документов в архиве.
Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.
Уничтожение документов
Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.
Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.
Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1.1 Понятие документального и архивного фонда организации
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
- документы текущего управления;
- документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;
- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.
Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.
В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.
Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:
- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
- правила формирования дел в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
- порядок выделения документов к уничтожению;
- оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
- порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.
Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.
В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.
1.2. Общие принципы формирования дел
Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, должны группироваться в таком порядке, который обеспечит прежде всего быстрый поиск необходимых документов и закрепленной в них информации. Эта работа по группировке документов носит название формирование дел, хотя основной единицей организации учета и хранения только для бумажных документов является дело, а для небумажных — единица хранения, для документов на компьютерных носителях — файл данных.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение исполненных документов по делам;
- расположение документов внутри дела;
- оформление обложки дела.
В организациях формирование дел может осуществляться централизованно только секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют, как правило,, в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно специально выделенным сотрудником (ответственным за ДОУ подразделения, секретарем).
Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ним со стороны руководствам службы ДОУ.
Правильность формирования дел достигается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) посредством соблюдения ряда правил. Хотя систематизация документов для их оперативного хранения и использования в текущей работе имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.
Архивной службой давно сформулированы опробованные в многочисленных организациях устоявшиеся правила группировки документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, документы выборных органов, которые группируются за период их созыва, судебные дела, дела с научно- техническими проектами и др. При этом не противоречит правилам и собирать в одно дело при небольшом их количестве документы за ряд лет, оформляя дело как переходящее.
Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы, текущие и перспективные бизнес-планы, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
1.3. Систематизация и учёт документов организации
С организацией систематизированного хранения документов технологически тесно связаны система их регистрации (структура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел — важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности, определения сроков хранения, обеспечения сохранности документов организации.
Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных организаций; в негосударственном секторе экономики этот методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизацией и поиском документов также необходим для обеспечения их сохранности на должном уровне.
Назначение номенклатуры дел состоит в следующем. Она:
1) закрепляет классификационную схему группировки исполненных документов в дела;
2) устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;
3) служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;
4) является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение нескольких лет;