На наиболее важных конфиденциальных документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляется ограничительная пометка «Лично». При необходимости в документе указывается, кто из должностных лиц должен (может) быть ознакомлен с ним.
На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, и срок защиты (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).
Срок защиты конфиденциальной информации, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем и утверждается руководством структурного подразделения, в виде конкретной даты или в виде пометок: "до заключения контракта", "бессрочно" и т.п. и своей подписи.
Основанием для снятия грифа "Конфиденциально" является решение руководства структурного подразделения, оформляемое актом, утвержденным руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.
Гриф "Конфиденциально" после оформления его снятия погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи дел (архивов).
2.2 Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально»
Все входящие, исходящие и внутренние бумажные документы, имеющие гриф "Конфиденциально", подлежат обязательной регистрации у соответствующих секретарей в специальных регистрационных журналах и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.
Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа, его реквизитах или резолюциях.
Отсутствие грифа "Конфиденциально" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.
Вся входящая корреспонденция, имеющая гриф "Конфиденциально" (или другие соответствующие этому понятию грифы, например, "секрет предприятия, "тайна предприятия" и др.) вскрывается секретарем, имеющим соответствующий допуск и которому поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.
На рассмотрение руководства Организации передаются все конфиденциальные бумажные документы, адресованные руководству Организации, документы, по которым только руководство Организации может назначить исполнителя, а также в случае, если документ адресован конкретному сотруднику, а последний не имеет права доступа к данной категории документов.
Учет бумажных документов с грифом "Конфиденциально" ведется в регистрационных журналах отдельно от учета другой служебной документации не имеющей ограничения по доступу. Листы регистрационных журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Проекты (черновики) конфиденциальных бумажных документов исполнителями составляются только в электронном виде с использованием электронных средств защиты или в специальных персональных тетрадях.
Конфиденциальные бумажные документы составляются в строго ограниченном количестве экземпляров. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.
Движение бумажных документов с грифом "Конфиденциально" осуществляется через соответствующих секретарей и только с помощью персонального реестра (с обязательной подписью исполнителя, получившего документ) и своевременно отражается в регистрационных журналах.
На зарегистрированном входящем документе с грифом, ограничивающим доступ к информации, должен быть проставлен штамп с указанием наименования организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
Отпечатанные и подписанные исходящие документы с грифом «Конфиденциально» передаются для регистрации секретарю руководителя организации (в случае, если исходящий документ подписан руководством организации) или секретарю руководителя структурного подразделения (в случае если исходящий документ подписан руководством структурного подразделения).
В случае, если исходящий бумажный конфиденциальный документ рассылается в несколько адресов, рассылка производиться на основании подписанных руководством Организации или руководством структурных подразделений разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. Отправка по городу и в ближайшие регионы осуществляется только с помощью курьеров организации. В отдаленные регионы отправка данных документов осуществляется с помощью органов спецсвязи или фельдсвязи.
Размножение бумажных документов с грифом "Конфиденциально" на копировально-множительной технике производится только у соответствующих секретарей на основании вышеуказанных разнарядок или иных разрешений руководства Организации или руководителей структурных подразделений.
Размноженные документы с грифом "Конфиденциально" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.
После размножения на последнем листе оригинала (подлинника) проставляется запись: «Регистрационный номер ________. Дополнительно размножено _____ экз., на _____ листах текста. Должность, Ф.И.О. лица, разрешившего размножение. Дата. Подпись».
Одновременно делается отметка об этом в соответствующих регистрационных журналах.
Бумажные документы с грифом "Конфиденциально" после исполнения группируются в отдельные дела в хронологическом порядке.
Снятия рукописных, машинописных, микро – ксеро и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов с грифом «Конфиденциально» сотрудниками Организации производится по разрешению руководства Организации или руководства структурных подразделений. Данные выписки должны делаться в специальные персональные тетради, имеющие гриф «Конфиденциально», регистрационные номера, пронумерованные страницы, которые прошиты и скреплены печатью организации.
Печатание документов, содержащих конфиденциальную информацию на бумажные носители разрешается у секретарей или непосредственно на рабочем месте исполнителя.
Уничтожение бумажных документов с грифом "Конфиденциально" производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением соответствующего акта, при этом один человек должен быть сотрудником Службы безопасности.
2.3 Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде
Хранение, работа и архивирование любых электронных конфиденциальных документов (файлов) должно осуществляться секретарем с учётом требования ограничения несанкционированного доступа к ним третьих лиц.
Персональный компьютер секретаря должен быть оснащён стандартным набором программных средств, принятых для эксплуатации в Организации. Любые изменения в оснащении персонального компьютера, подключённых к сети, должны быть санкционированы руководством структурного подразделения, согласованы с администратором сети и осуществлены уполномоченными специалистами Организации.
Вся конфиденциальная информация, имеющаяся в распоряжении секретаря, должна храниться и обрабатываться на корпоративном файл-сервере Организации.
Первичный допуск сотрудника к работе на персональном компьютере, включенного в сеть осуществляется системным администратором сети по указанию руководства соответствующего структурного подразделения и включает в себя:
- инструктаж по порядку работы с программными средствами, принятыми для эксплуатации в Организации;
- получение сотрудником персонального ключа для шифрования данных;
- получение сотрудником персонального пароля для доступа к ресурсам корпоративного сервера и локальной вычислительной сети;
- получение адреса персонального почтового ящика корпоративной почты;
- получение внутреннего персонального ICQ номера.
Сотрудник, допущенный к работе с персональным компьютером, получает доступ:
- к персональному разделу на корпоративном файл-сервере («Личная» папка) для хранения и обработки электронных конфиденциальных документов (файлов) с предоставленной в его распоряжение для выполнения поставленных перед ним задач;
- к разделу с открытыми ключами сотрудников Организации;
- к персональному почтовому ящику корпоративной почты.
Все электронные конфиденциальные документы (файлы), должны храниться на корпоративном сервере одним из возможных способов:
- в личной папке сотрудника в защищённом на личном ключе виде;
- в личной папке сотрудника в защищённом на личном плюс один или несколько открытых ключей уполномоченных руководства сотрудников виде - в случае необходимости и по указанию руководства.
Все новые электронные конфиденциальные документы (файлы) должны создаваться только на файл-сервере в личной папке сотрудника.
Работа с электронными конфиденциальными документами (файлами), допускается только при условии расположения этих документов (файлов) на сервере.
С целью недопущения переполнения сетевых дисков, выявленные в течение дня ненужные файлы (старые версии файлов и т.д.) подлежат безусловному незамедлительному уничтожению.