- по итогам предварительного собеседования заполнение отобранными кандидатами, не работающими на фирме, и представление секретарю-референту заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров, копий документов об образовании, наличии ученых степеней, ученых и почетных званий, передача секретарю-референту рекомендательных писем и при наличии характеристик;
- обновление материалов личного дела работающего на фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
- изучение секретарем-референтом достоверности представленных кандидатами документов, собеседование по документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
- опрос секретарем-референтом авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
- собеседование экспертов-психологов с кандидатами на должность с целью определения их личных и моральных качеств, собеседование с кандидатами руководителя структурного подразделения с целью определения их профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;
- при необходимости - тестирование или анкетирование кандидатов;
- по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;
заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;
- в случае согласия работника - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщенных ему конфиденциальных сведений о характере информации, с которой он будет работать, о наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
- беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и секретаря-референта с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;
- составление проекта контракта (трудового соглашения), содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные и ценные сведения фирмы и ответственности за разглашение;
- оформление и подписание контракта (трудового соглашения);
- составление и подписание приказа о приеме на работу (или переводе на другую работу) с испытательным сроком;
- заведение личного дела на вновь принятого работника и заполнение на него необходимых учетных форм;
- внесение необходимых сведений в первичные учетные бухгалтерские документы;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
- изучение личных, моральных и профессиональных качеств работника в течение испытательного срока;
- обучение работника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
- анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, принятие решения о прекращении или продлении контракта и издание соответствующего приказа;
- оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам фирмы в соответствии с его должностными обязанностями.
Особенностью технологической цепочки является то, что по итогам выполнения любой из процедур (до издания приказа о приеме или переводе) руководство фирмы или сам кандидат могут отказаться от дальнейшего продолжения процесса приема на работу.
При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем – на их профессиональные знания, умения и навыки.
Важно уже на первых этапах отбора отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику. Особое внимание секретарь-референт должен обращать на анализ достоверности и правильности оформления персональных документов: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие в документах необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянном ношении), соответствие формы бланка документа годам их использования, отсутствие подчисток, незаверенных исправлений, попыток замены листов, фотографий и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые выдали документ. Например: трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись "дубликат", содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью и т.п.
При каких-то сомнениях гражданина просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Документы, вызвавшие явное сомнение, возвращаются гражданину и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу. Только после тщательного анализа представленных документов с кандидатами на должность проводится собеседование.
По мнению многих специалистов в области защиты информации при беседах и собеседованиях с кандидатами на должность преследуются следующие цели:
- выявить реальную причину желания кандидата работать на данной фирме;
- выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут способствовать шпионажу;
- убедиться, что кандидат не принес с собой конфиденциальную информацию другой фирмы, которую хочет тайно использовать;
- убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни.
Ответы кандидата фиксируются и отдельные из ответов, вызывающие сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем тестирования и другими приемами (если это необходимо - с помощью частных детективных агентств).
Одной из главных задач собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотивации в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие - хочет получать большую зарплату, но раньше ее уже получал, работал близко от дома, а хочет работать на предприятии, находящемся на значительном отдалении и т.п.
С точки зрения безопасности психологический отбор способствует:
- выявлению преступных связей, сомнительных знакомств, криминальных действий;
- определению характера преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;
- установлению факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости психики кандидата и т.д.
Основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный работник, связанный с конфиденциальной информацией:
- порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;
- исполнительность, дисциплинированность;
- эмоциональная устойчивость (самообладание);
- стремление к успеху и порядок в работе;
- самоконтроль в поступках и действиях;
- правильная самооценка собственных возможностей и способностей;
- умеренная склонность к риску;
- умение хранить секреты в любой обстановке и любом состоянии;
- тренированное внимание;
- хорошая память, умение вести сравнительную оценку фактов, предложений и т.д.
Психологический отбор, как утверждают специалисты, не заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата, оперативная проверка в правоохранительных органах и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с высокой степенью достоверности прогнозировать поведение сотрудников в различных, в том числе экстремальных ситуациях.
III. Обязанности сотрудников организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение
Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальными сведениям, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.
До получения доступа к работе, связанной с конфиденциальной информацией, им необходимо изучить Инструкцию под роспись и заключить письменное обязательство о сохранении конфиденциальной информации, оформленное в виде договора.
Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальной информации должны:
- знать и соблюдать требования настоящей Инструкции;
- хранить конфиденциальную информацию, в том числе не сообщать конфиденциальные сведения друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов с грифом «Конфиденциально», немедленно сообщать своему руководителю структурного подразделения и в Службу безопасности;
- предъявлять для проверки по требованию комиссии по проверке конфиденциального делопроизводства и представителей Службы безопасности все числящиеся за ним материалы, содержащие конфиденциальную информацию, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения в устном и письменном виде;
- знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены в соответствии с функциональными обязанностями и в соответствии с дополнительными задачами, возложенными на них руководством;
- строго соблюдать правила пользования и сохранности документов, имеющих гриф «Конфиденциально». Не допускать их необоснованной рассылки;